Chaque commerce qui encaisse en espèces devrait arrêter sa caisse en fin de journée. C’est le geste qui protège contre les vols, les erreurs de rendu de monnaie et les « trous » inexpliqués. Voici une méthode simple, un tableau de billetage et un modèle à reproduire.
Qu’est-ce qu’un arrêté de caisse ?
L’arrêté de caisse (ou clôture de caisse) consiste à comparer, en fin de journée, l’argent réellement présent dans le tiroir avec le solde théorique calculé à partir des mouvements de la journée. La différence, c’est l’écart de caisse.
La formule de base
Solde théorique = Fond de caisse d’ouverture + Encaissements espèces − Décaissements (sorties, dépenses) − Transferts (versements en banque)
Écart = Espèces comptées − Solde théorique
Un écart positif signifie qu’il y a plus d’argent que prévu, un écart négatif qu’il en manque. L’objectif est un écart à zéro chaque soir.
La méthode en 6 étapes
- Notez le fond de caisse d’ouverture (la monnaie laissée la veille pour rendre la monnaie).
- Totalisez les encaissements espèces de la journée (les ventes réglées en cash uniquement).
- Soustrayez les sorties : achats payés du tiroir, petites dépenses, avances.
- Soustrayez les versements en banque effectués dans la journée.
- Comptez physiquement le tiroir à l’aide du tableau de billetage ci-dessous.
- Calculez l’écart, expliquez-le si possible, signez et archivez.
Le tableau de billetage
Le billetage consiste à compter par coupure pour éviter les erreurs :
| Coupure | Quantité | Total |
|---|---|---|
| 2 000 DA | … | … |
| 1 000 DA | … | … |
| 500 / 200 / 100 DA | … | … |
| Pièces | … | … |
Pourquoi le faire chaque jour ?
- Détecter les erreurs tout de suite : un écart se retrouve le jour même, jamais une semaine après.
- Responsabiliser les caissiers : chacun signe son arrêté.
- Préparer le versement en banque et la comptabilité sans stress.
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À lire aussi : le journal des ventes et la facture d’avoir.