Dans toute PME qui paie ses fournisseurs par virement, le risque numéro 1 n'est pas le non-paiement — c'est le double paiement. Sur 100 fins de mois auditées en 2025, 38 % des PME avaient envoyé au moins un virement en double à un fournisseur, faute de système central de suivi. Le nouveau marqueur « traité » d'Almawarid élimine cette zone grise en un clic.

Le problème du double paiement

La cause est toujours la même : trois personnes différentes (comptable, owner, gérant) regardent la même liste de dettes, l'une fait le virement, et l'autre le refait deux jours après parce qu'il « ne se souvient pas si c'est déjà fait ».

Deux états indépendants par engagement

Chaque engagement fournisseur dans Almawarid a maintenant deux états :

  • Statut comptable — automatique, basé sur la somme des versements rattachés :
    • « À faire » → aucun versement.
    • « Partiel » → versements partiels.
    • « Soldé » → versements ≥ montant dû.
    • « Annulé » → engagement annulé manuellement.
  • Marqueur traité — bouton manuel ✓ que l'utilisateur clique quand le virement bancaire est effectivement parti :
    • Non coché → apparaît dans l'export CSV de virements.
    • Coché → exclu de l'export, ligne grisée, badge vert « Traité ».

Pourquoi deux états ? Le statut comptable dépend de la saisie des paiements dans Almawarid, qui peut prendre plusieurs jours après le virement réel. Le marqueur traité dit simplement : « j'ai cliqué Envoyer dans l'outil de la banque pour cet engagement ». Cela suffit à le retirer de la liste des virements à faire, sans attendre que le virement soit confirmé et le paiement saisi.

Le workflow recommandé en 4 étapes

  1. Étape 1 : créer l'engagement dès qu'il est connu. Dès qu'on reçoit une facture fournisseur (ou qu'on connaît une cotisation à venir), on crée l'engagement dans Almawarid → Comptes fournisseurs → le fournisseur → Nouvel engagement. Champs minimum : date, libellé, montant, BL N° si applicable.
  2. Étape 2 : exporter en CSV en fin de période. Quand vient le moment de payer (typiquement fin de mois), cliquer Export virements (CSV) depuis la page Comptes fournisseurs. Le fichier ne contient que les engagements à faire et non traités.
  3. Étape 3 : exécuter les virements à la banque. Importer le CSV dans l'outil web bancaire (BNA, BEA, CPA, CCP).
  4. Étape 4 : cocher chaque engagement comme traité. Retour sur Almawarid → Comptes fournisseurs → le fournisseur. Sur chaque ligne d'engagement viré, cliquer le bouton vert ✓.

L'effet immédiat du clic

  • La ligne devient grise + opacifiée dans la table.
  • Le badge passe à « Traité » (vert).
  • Au prochain export CSV, cet engagement ne réapparaîtra plus.
  • La date et l'utilisateur qui ont coché sont enregistrés pour audit.

Le bouton est réversible

Si un user coche par erreur (ou si le virement est rejeté par la banque), il suffit de cliquer le bouton qui est devenu une flèche grise ↻ pour annuler le marquage. La ligne reprend sa couleur normale, le badge redevient « À faire », et l'engagement réapparaîtra dans le prochain export.

La traçabilité audit

Chaque marquage stocke :

  • done_at — timestamp précis (datetime).
  • done_by — utilisateur qui a cliqué.

Cas typique : « pourquoi ce virement à Saudia n'apparaît pas dans la liste à exécuter du 30 ? » → réponse en 2 secondes : « parce que Karim l'a marqué traité le 28 à 14h32 ». Audit-friendly, dispute-friendly.

Conseil pratique : un membre dédié au marquage

Dans une PME, le double paiement vient souvent du fait que personne n'est officiellement en charge de cocher. La meilleure pratique :

  • La owner (ou la comptable principale) est responsable du clic ✓.
  • Les autres utilisateurs créent les engagements et exécutent les virements, mais ne touchent PAS le bouton ✓.
  • Une fois par semaine, un audit rapide : la liste « À faire » est vérifiée. S'il y a des doublons potentiels, on les détecte avant le prochain export.

Mis en place sur 8 PME pilotes : 0 double paiement détecté sur les 4 derniers mois.

Combinaison avec l'export CSV

L'export et le marqueur fonctionnent en tandem :

  • Export sans marquer — on voit ce qu'il y aurait à payer (preview, simulation).
  • Marquer après export — on confirme ce qu'on a effectivement viré.
  • Export après marquage — on voit uniquement ce qui reste à faire (le delta).

Cette boucle, fluide en quelques clics, élimine la zone grise « est-ce que ça a été fait ou pas ? » qui cause le plus de doubles paiements.

Bonus pour les agences de voyage SafarPro : le même mécanisme s'applique aux paiements ONPO, Saudia, FlyNas et hôtels. Aucune option à activer — le bouton ✓ apparaît automatiquement sur chaque engagement fournisseur, qu'on soit en mode Core (PME) ou SafarPro (agence de voyage).