إذا كانت الفوترة في ألمواريد والمحاسبة في Sage، فالهدف هو تقليل إعادة الإدخال مع الحفاظ على إمكانية المراجعة. يوفّر ألمواريد تصدير دفتر المبيعات إلى Excel. هذا تصدير للبيانات، وليس مزامنة آلية مضمونة مع كل إصدارات Sage.
ماذا يحتوي التصدير؟
التاريخ، رقم الوثيقة، رمز اليومية، الحساب، البيان، العميل، المدين والدائن، الضريبة والعملة. لا تُدرج المسودات والوثائق الملغاة. يختار المسؤول المخوّل الفترة والوثائق المعنية من الفوترة.
خطوات العمل
- حدّدوا منتج Sage وإصداره والملف المحاسبي والسنة المالية. إعداد Sage 50 يختلف عن Sage 100.
- صدّروا عينة صغيرة تمثّل معاملاتكم، مع فاتورة تصحيحية إن كنتم تستعملونها.
- طابقوا حسابات العملاء والمبيعات والضريبة ورموز اليوميات والعملات. احذفوا عناوين العرض وأسطر المجاميع من نسخة ملف الاستيراد.
- اضبطوا تنسيق الاستيراد في Sage. قد تحتاجون إلى تحويل Excel إلى ملف نصي محدّد الفواصل، حسب الإعداد المعتمد.
- نفّذوا تجربة في ملف اختبار، ثم قارنوا عدد الوثائق والمبالغ والحسابات وتوازن المدين والدائن.
- احتفظوا بمرجع لكل دفعة نقل ونتيجتها لتجنّب استيرادها مرتين.
مثال لمؤسسة متعددة الوكالات
تُحضّر كل وكالة مبيعاتها، ويُراجع المحاسب دفعة نقل لكل شركة وفترة. تربط مرجعية ثابتة القيد بوثيقته الأصلية. إذا كنتم تحتاجون توزيعاً تحليلياً حسب الوكالة، يجب التحقق من توفره أو إعداد مطابقة إضافية.
متى نحتاج إلى ربط خاص؟
إذا كان النقل يومياً أو متعدد الاتجاهات، يمكن دراسة جسر يقرأ البيانات المسموحة ويحوّلها ويتحقق منها ويسجّل الأخطاء. هذا مشروع منفصل يتوقف على الإصدار والتراخيص والواجهات المتاحة؛ ليس ضمن التصدير القياسي تلقائياً.
قبل الانطلاق، اتفقوا على معالجة الفواتير المعدّلة والإشعارات الدائنة والتسديد الجزئي. اعتمدوا اختباراً بوثائقكم، ثم حدّدوا من يوافق على إدخال القيود.
المرجع التقني: Sage.
