إن ضبط الوثائق (ISO 9001 §7.5) هو النقطة التي تتعثّر فيها أكثر المؤسسات الصغيرة والمتوسطة في التدقيق. المبدأ بسيط: في أي لحظة، يجب أن نعرف ما هو الإصدار المعمول به لوثيقة ما، ومن صادق عليها، ومتى يجب مراجعتها.

ما هي الوثيقة المضبوطة؟

هي كل وثيقة تقود نشاطك: الإجراءات، تعليمات العمل، الاستمارات، دليل الجودة، السياسات. كل واحدة يجب أن تحمل مرجعًا فريدًا، ورقم إصدار، وحالة (مسوّدة، قيد المراجعة، مُصادَق عليها، ملغاة) ومسؤولًا.

القواعد الذهبية لضبط الوثائق

  • إصدار واحد فقط معمول به في وقت واحد — تُؤرشف القديمة وتُوسَم بـ«ملغاة».
  • مصادقة مُتتبَّعة: من صادق، في أي تاريخ.
  • تاريخ مراجعة مخطّط — وثيقة لم تُراجَع أبدًا إشارة إنذار للمدقّق.
  • وصول مضبوط: الجميع يقرأ الإصدار الصحيح، لا أحد يعمل على مسوّدة.

سجل الوثائق المضبوطة

قلب ضبط الوثائق هو السجل: جدول واحد يُدرج كل وثائقك مع المرجع والعنوان والنوع والإصدار والحالة والمصادِق وتاريخ المراجعة القادم. هذا أول ما يطلبه المدقّق. تحافظ وحدة الجودة في الموارد على تحديثه تلقائيًا وتطبعه بنقرة واحدة.

لمزيد من التعمّق، انظر دليلنا حول ISO 9001 للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة في الجزائر ومنهجية معالجة حالات عدم المطابقة.

هيكِل مسعى الجودة لديك مع الموارد

يتضمن برنامج التسيير الموارد وحدة جودة مصممة للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الجزائرية: سجل الوثائق المضبوطة (الإجراءات، الاستمارات، الإصدارات، المصادقات، تواريخ المراجعة) ومتابعة حالات عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية (CAPA). تولّد بنقرة واحدة السجلات التي يطلبها مدقّق ISO 9001، وتحتفظ بأثر كل شيء: الفواتير، العقود، الأجور، الصناديق. جرّب مجانًا.