طلبية شراء كبيرة تنتظر توقيعًا: المدير في مهمة، والملف نائم على مكتب، وحين يعود لا يتذكر أحد من وافق على ماذا. وحدة مسارات المصادقة (Workflows) في الموارد تمرّر كل وثيقة بين الأيدي الصحيحة وبالترتيب الصحيح، وتحفظ الدليل على كل تأشيرة.
سجل التوقيعات وواتساب والموافقات الشفهية
في المؤسسة التي تكبر، تتم المصادقة بسجل التوقيعات أو عبر واتساب أو شفهيًا. رئيس الفرقة يقول نعم في الهاتف، والمسيّر يوقّع ورقة تضيع، وشراء مهم يمر دون أن يراه المدير. لا أحد يعرف أين وصل الملف، ولا من يعطّله.
والغيابات تزيد الأمر سوءًا: مسؤول في عطلة فتتراكم الطلبات، أو يوقّع أحدهم مكانه دون أثر. ويوم يجب تبرير نفقة أمام شريك أو مدقق أو إدارة مجمّع، لا تُوجد سلسلة التأشيرات ولا أسباب الرفض.
قاعدة تُكتب مرة وتُطبَّق على كل وثيقة
تصف القاعدة مرة واحدة: لهذا النوع من الوثائق، ابتداءً من هذا المبلغ، ولهذه الوحدة من الهيكل التنظيمي، هذه هي المراحل. كل مرحلة تحدد من يوقّع، المسؤول المباشر لصاحب الطلب أو رئيس وحدة أو أشخاص معيّنون أو صاحب الحساب، وكم توقيعًا: توقيع واحد يكفي، أو كل التوقيعات لازمة. ويمكن أن تُتجاوز المرحلة تحت عتبة مبلغ، وأن تحمل أجلًا إرشاديًا، وأن توقف الملف أو تُتجاوز إذا لم يوجد من يوقّع.
حين تُرسل وثيقة للمصادقة يُثبَّت موقّعو المرحلة ويُشعرون بالبريد الإلكتروني، ويدخل الملف صندوق «بانتظار المصادقة» لديهم، والمتأخر أولًا. وكل تأشيرة محفورة: لا تُعدَّل بعد وضعها، وتحمل التاريخ والموقّع، وعند التفويض اسم من وُقِّع لحسابه. والرفض يتطلب تعليلًا. وتُضبط التفويضات في الهيكل التنظيمي من تاريخ إلى آخر: تنقل التوقيع ولا تنقل الصلاحيات أبدًا. وكشف المصادقة يطبع سلسلة التأشيرات كاملة، بما فيها المراحل المتجاوَزة.
كيف يعمل، في خمس شاشات
- مسارات المصادقة: تنشئ مسارًا في ثلاث خطوات: متى يُطبَّق (نوع الوثيقة، المبلغ الأدنى، الوحدة)، ومن يوقّع وبأي ترتيب، ثم معاينة تتحقق منها قبل الحفظ.
- إرسال للمصادقة: من الوثيقة نفسها يطلق صاحب الطلب المسار، ويُنسخ المبلغ والعنوان كما كانا يومها.
- بانتظار المصادقة: يرى كل موقّع الملفات التي تنتظر تأشيرته، والمتأخرة أولًا، فيصادق أو يرفض مع تعليل، ويتابع ملفاته في «طلباتي».
- التفويضات: في الهيكل التنظيمي يُسند المسؤول الغائب توقيعه إلى زميل، من أول يوم في غيابه إلى آخره.
- كشف المصادقة: البطاقة المطبوعة للملف: المسار وصاحب الطلب والمبلغ، ولكل مرحلة من قرر ومتى ولحساب من.
ما الذي تربحه
- لا نفقة دون موافقة. المسار المناسب يُطبَّق وحده حسب نوع الوثيقة والمبلغ ووحدة صاحب الطلب.
- ملفات لا تنتظر. كل موقّع يُشعَر، وصندوقه يقدّم المتأخر، والشريط الجانبي يعرض عدد الملفات التي تنتظره.
- دليل يُحتج به. التأشيرة الموضوعة لا تُعاد كتابتها، والكشف يُظهر أيضًا المراحل المتجاوَزة وأسباب الرفض.
- غيابات دون انسداد. التفويض المؤرخ يجعل النائب يوقّع باسم صاحب الصلاحية دون أن يكسب صلاحيات إضافية.
- آثار حقيقية. طلبية الشراء المصادق عليها تصبح «مؤكد»، وطلب التزويد المصادق عليه جاهز للتلبية، ومخطط الإنتاج المصادق عليه يُنشئ دفعاته الواجب إطلاقها.
لمن هذه الوحدة؟
تتوجه الوحدة إلى المؤسسات التي يلتزم فيها عدة أشخاص بالنفقات أو بالإنتاج. واليوم يمكن أن تمر أربع وثائق عبر مسار: عرض السعر، وطلبية الشراء، وطلب تزويد الورشة (مع وحدة الورشات)، ومخطط الإنتاج (مع وحدة الإنتاج بالدفعات).
- المؤسسات الصغيرة والمتوسطة والمجمّعات المنظمة في مديريات ووحدات
- مقاولات البناء (طلبات تزويد الورشات)
- الصناعيون والمنتجون (مخططات الإنتاج)
- مصالح المشتريات والمديريات المالية
- الشركات التجارية التي تُخضع عروض أسعارها للمصادقة
أسئلة شائعة
هل يمكن إخضاع فاتورة للمصادقة؟
لا، وهذا مقصود: الفاتورة والفاتورة التعديلية ووصل التسليم وثائق جبائية صادرة. والمسار يأتي قبلها، على عرض السعر أو طلبية الشراء.
ماذا يحدث حين يتجاوز أجل مرحلة؟
يُعلَّم الملف متأخرًا ويصعد إلى أعلى صندوق «بانتظار المصادقة». والأجل إرشادي: لا يصادق ولا يرفض شيئًا تلقائيًا.
كيف يُشعَر الموقّعون؟
بالبريد الإلكتروني حين تُفتح لهم مرحلة، وبالعدّاد في الشريط الجانبي. ويتلقى صاحب الطلب بريدًا حين يُصادق على ملفه أو يُرفض أو يُلغى أو يتوقف. ولا توجد إشعارات عبر واتساب.
وإن لم يوجد من يوقّع مرحلة ما؟
تقرر ذلك مرحلة بمرحلة: المرحلة الإلزامية توقف الملف ويظهر السبب، والمرحلة الاختيارية تُتجاوز ويبقى التجاوز ظاهرًا في الكشف.
هل يمكن تعديل مسار لاحقًا؟
نعم. المرحلة التي استُعملت تُعطَّل بدل أن تُحذف: لا تُطبَّق على الملفات الجديدة، وتبقى التأشيرات الموضوعة مقروءة.
هل نحتاج إلى هيكل تنظيمي؟
لنمطي «مسؤول صاحب الطلب» و«رئيس الوحدة» نعم، لأنه هو من يحدد من رئيس من. أما نمطا «أشخاص معيّنون» و«صاحب الحساب» فيعملان دونه.
شاهد وحدة مسارات المصادقة على حالتك أنت
تعال إلى العرض التوضيحي بقاعدتك الحالية ولو كانت مكتوبة على عجل: من يوقّع على الشراء، وابتداءً من أي مبلغ، ومن ينوب عن من في العطل. نحوّلها إلى مسار أمامك.
- العرض التوضيحي. يعرض عليك مستشار وحدة مسارات المصادقة على نشاطك، عبر الإنترنت وعلى شاشتك، ويجيب عن أسئلتك. اطلب عرضًا توضيحيًا.
- النسخة التجريبية. تُفعَّل مع مستشار أثناء العرض، على حسابك الخاص: منتجاتك الحقيقية وزبائنك الحقيقيون، و14 يومًا للعمل عليها. أنشئ حسابك لتطلبها.
- ورشات التخصيص. خلال فترة التجربة نكيّف معك الشاشات والوثائق والإعدادات حسب طريقة عملك. هذه الورشات مجانية.
وحدة مسارات المصادقة تُفتح عند الطلب: اطلبها أثناء العرض، يعطيك المستشار سعرها، ولا تدفع إلا إذا قررت المواصلة. الباقات الأساسية في صفحة الأسعار.
اطلب العرض عبر واتساباطلب عرضًا توضيحيًا