Un gros bon de commande attend une signature : le directeur est en mission, le dossier dort sur un bureau, et quand il revient, plus personne ne sait qui a visé quoi. Le module Workflows d'Almawarid fait passer chaque document par les bonnes mains, dans le bon ordre, et garde la preuve de chaque visa.
Le parapheur, WhatsApp et les accords donnés de vive voix
Dans une entreprise qui grandit, la validation se fait par parapheur, par WhatsApp ou de vive voix. Le chef d'équipe dit oui au téléphone, le gérant signe un papier qui se perd, et un achat important part sans que le directeur l'ait vu. Personne ne sait où en est un dossier, ni qui le bloque.
Les absences aggravent tout : un responsable en congé, et les demandes s'empilent ; ou bien quelqu'un signe à sa place, sans trace. Le jour où il faut justifier une dépense devant un associé, un auditeur ou la direction d'un groupe, on ne retrouve ni la suite des visas, ni les motifs des refus.
Une règle écrite une fois, appliquée à chaque document
Vous décrivez la règle une seule fois : pour tel type de document, à partir de tel montant et pour telle unité de l'organigramme, voici les étapes. Chaque étape dit qui signe, le responsable direct du demandeur, le chef d'une unité, des personnes désignées ou le propriétaire du compte, et combien : une signature suffit, ou toutes sont nécessaires. Une étape peut être sautée sous un seuil de montant, porter un délai indicatif, et, faute de signataire, bloquer le dossier ou se sauter.
Quand un document est soumis, les signataires de l'étape sont fixés et prévenus par e-mail, et le dossier entre dans leur boîte « À valider », les retards en tête. Chaque visa est gravé : il ne se modifie plus, et il porte la date, le signataire et, en cas de délégation, le nom de la personne pour le compte de qui il a signé. Un refus exige un motif. Les délégations se posent dans l'organigramme, d'une date à une autre : elles déplacent la signature, jamais les droits. Le bordereau de validation imprime toute la suite des visas, étapes sautées comprises.
Comment ça marche, en cinq écrans
- Circuits de validation : vous créez un circuit en trois temps : quand l'appliquer (type de document, montant minimum, unité), qui signe et dans quel ordre, puis un aperçu à vérifier avant d'enregistrer.
- Soumettre à validation : depuis le document lui-même, le demandeur lance le circuit ; le montant et le libellé sont copiés tels qu'ils étaient ce jour-là.
- À valider : chaque signataire voit les dossiers qui attendent son visa, les étapes en retard d'abord ; il vise, ou refuse avec un motif, et suit ses propres dossiers dans « Mes demandes ».
- Délégations : dans l'organigramme, un responsable absent confie sa signature à un collègue, du premier au dernier jour de son absence.
- Bordereau de validation : la fiche imprimable du dossier : circuit, demandeur, montant, et pour chaque étape qui a décidé, quand, et pour le compte de qui.
Ce que vous y gagnez
- Plus de dépense sans accord. Le bon circuit s'applique seul, selon le type de document, le montant et l'unité du demandeur.
- Des dossiers qui n'attendent plus. Chaque signataire est prévenu, sa boîte classe les retards en premier, et la barre latérale affiche le nombre de dossiers à viser.
- Une preuve qu'on peut opposer. Un visa posé ne se réécrit pas, et le bordereau montre aussi les étapes sautées et les motifs de refus.
- Des absences sans blocage. La délégation datée fait signer le remplaçant au nom du titulaire, sans lui donner plus de droits.
- Des effets réels. Un bon de commande visé passe « Confirmé », une demande d'approvisionnement validée est prête à être servie, un plan de production validé crée ses lots à lancer.
Pour qui ?
Le module s'adresse aux entreprises où plusieurs personnes engagent la dépense ou la production. Aujourd'hui, quatre documents peuvent passer par un circuit : le devis, le bon de commande d'achat, la demande d'approvisionnement d'un chantier (avec le module Chantiers) et le plan de production (avec le module Production).
- PME et groupes organisés en directions et en unités
- Entreprises de BTP (demandes d'approvisionnement des chantiers)
- Industriels et producteurs (plans de production)
- Services achats et directions financières
- Sociétés commerciales qui font viser leurs devis
Questions fréquentes
Peut-on faire valider une facture ?
Non, et c'est voulu : une facture, un avoir ou un bon de livraison sont des pièces fiscales déjà émises. Le circuit se place avant, sur le devis ou sur le bon de commande.
Que se passe-t-il quand le délai d'une étape est dépassé ?
Le dossier est signalé en retard et remonte en tête de la boîte « À valider ». Le délai est indicatif : il ne valide ni ne refuse rien automatiquement.
Comment les signataires sont-ils prévenus ?
Par e-mail quand une étape s'ouvre pour eux, et par le compteur de la barre latérale. Le demandeur reçoit un e-mail quand son dossier est validé, refusé, annulé ou bloqué. Il n'y a pas de notification WhatsApp.
Et si personne ne peut signer une étape ?
Vous le décidez étape par étape : une étape obligatoire bloque le dossier et le motif s'affiche ; une étape facultative est sautée, et le saut reste visible sur le bordereau.
Peut-on modifier un circuit après coup ?
Oui. Une étape qui a déjà servi se désactive au lieu de s'effacer : elle ne s'applique plus aux nouveaux dossiers, et les visas déjà posés restent lisibles.
Faut-il un organigramme ?
Pour les modes « responsable du demandeur » et « chef d'unité », oui, puisque c'est lui qui dit qui est le chef de qui. Les modes « personnes désignées » et « propriétaire du compte » s'en passent.
Voir le module Workflows sur votre cas
Venez à la démonstration avec votre règle actuelle, même griffonnée : qui signe un achat, à partir de quel montant, et qui remplace qui pendant les congés. Nous la transformons en circuit devant vous.
- La démonstration. Un conseiller vous montre le module Workflows sur votre activité, en ligne et sur votre écran, et répond à vos questions. Demander une démonstration.
- La version d'essai. Elle s'active avec un conseiller, pendant la démonstration, sur votre propre compte : vos vrais produits, vos vrais clients, et 14 jours pour travailler dedans. Créez votre compte pour la demander.
- Les ateliers de personnalisation. Pendant l'essai, nous adaptons avec vous les écrans, les documents et les réglages à votre façon de travailler. Ces ateliers sont gratuits.
Le module Workflows s'ouvre à la demande : demandez-le pendant la démonstration, le conseiller vous en donne le prix, et vous ne payez que si vous décidez de continuer. Les formules de base sont sur la page des tarifs.
Demander la démo sur WhatsAppDemander une démonstration