قبل أي سند طلب، تطلب منك الإدارة أو المؤسسة العمومية أو مصلحة المشتريات لدى زبون كبير الوثيقة نفسها: فاتورة شكلية. وحدة الفواتير الشكلية في الموارد تعدّها في دقائق بأسعار هذا الزبون، وتتابعها حتى الموافقة، ثم تحوّلها إلى فاتورة بنقرة واحدة دون إعادة كتابة أي سطر.
فاتورة شكلية تُعاد ثلاث مرات، ثم فاتورة تُكتب من جديد باليد
مع الإدارة أو المؤسسة الكبيرة، الفاتورة الشكلية هي باب إجراء الشراء: من دونها لا التزام بالنفقة ولا سند طلب. وغالبًا ما تنطلق من نموذج وورد، فتُعاد كلما غيّرت مصلحة المشتريات كمية، وتُرسل من جديد بالبريد، حتى لا يعود أحد يعرف أي نسخة تمت الموافقة عليها.
وحين يصل سند الطلب أخيرًا يبدأ كل شيء من جديد: تُكتب الأسطر نفسها في الفاتورة، ويقع خطأ في سعر أو في نسبة الرسم، ولا يظهر التسبيق الذي دفعه الزبون في أي مكان. فلا يطابق الملف الذي يصل إلى المصلحة المالية الفاتورة الشكلية المقبولة، ويتأخر الدفع.
فاتورة شكلية نظيفة، ثم فاتورة تستعيد كل شيء
في الموارد، الفاتورة الشكلية وثيقة قائمة بذاتها ومرقّمة تلقائيًا. تُطبع بعنوان «فاتورة شكلية — مستند مؤقت»، مع اسم مؤسستك وعنوانها وسجلها التجاري ورقمها الجبائي NIF، وهوية الزبون، وتفصيل المبلغ دون رسم والرسم والمبلغ الإجمالي، والمبلغ مكتوبًا بالحروف، ورقم حسابك البنكي RIB إن أدخلته، ورمز QR يفتح النسخة الإلكترونية. وتكتمل الوثيقة بتاريخ صلاحية وشروط الدفع ومرجع حر ونص تمهيدي يذكر موضوع الاستشارة.
حين يوافق الزبون، ينشئ زر «تحويل إلى فاتورة» الفاتورة بالأسطر والشروط والمرجع نفسها. وإذا دفع الزبون تسبيقًا على الفاتورة الشكلية، ينتقل هذا الدفع إلى الفاتورة دون قيد ثانٍ في الصندوق، فتُصادَق الفاتورة برقمها الجبائي وتصبح «مدفوعة» إن غُطّي المبلغ كله. ومن دون دفع، تصل في شكل مسودة لمراجعة أخيرة. ولا تُفوتَر الفاتورة الشكلية إلا مرة واحدة، فتظهر عليها بعد ذلك عبارة «مفوترة» مع رقم فاتورتها.
من الطلب إلى الفاتورة، في أربع شاشات
- فاتورة شكلية جديدة: تختار الزبون بكتابة حرفين، فتُطبَّق أسعاره المتفاوض عليها وتخفيضه المعتاد، ويأخذ كل سطر نسبة رسمه 19% أو 9% أو 0%، وتحدد تاريخ الصلاحية.
- طباعة / PDF: تخرج الفاتورة الشكلية بحجم A4 جاهزة للإيداع لدى مصلحة المشتريات، ويمكنك أيضًا إرسالها بالبريد الإلكتروني أو عبر واتساب مع رابط إلى نسختها الإلكترونية.
- تغيير الحالة: حين يوافق الزبون تجعلها «مؤكَّدة»، وإن كانت مدفوعة مسبقًا يقترح عليك اختيار «مدفوعة» إنشاء الفاتورة المسدَّدة في الحركة نفسها.
- تحويل إلى فاتورة: تستعيد الفاتورة الجبائية الأسطر والشروط والدفعات، وتبقى الفاتورة الشكلية كما هي مع إشارة إلى فاتورتها.
ما الذي تربحه
- ملفات كاملة من أول مرة. المبلغ بالحروف والمعرّفات والرسم لكل سطر وتاريخ الصلاحية: فيها ما تطلبه مصالح المشتريات عادة.
- لا إعادة إدخال. الفاتورة تولد من الفاتورة الشكلية المقبولة: الأسطر نفسها والأسعار نفسها، دون أخطاء نسخ.
- تسبيقات لا تضيع. الدفعة المحصّلة على الفاتورة الشكلية تتبع الفاتورة، والباقي المستحق صحيح.
- لا فاتورتين لفاتورة شكلية واحدة. يرفض البرنامج فوترة الوثيقة نفسها مرتين، حتى لو نقر شخصان في اللحظة نفسها.
- متابعة تجارية تلقائية. مع وحدة إدارة علاقات الزبائن، كل فاتورة شكلية تصدر تضع الزبون في مسار مبيعاتك بقيمتها الحقيقية وتبرمج تذكيرًا بعد ثلاثة أيام.
لمن هذه الوحدة؟
وحدة الفواتير الشكلية موجهة لكل مؤسسة تبيع للإدارات أو للمؤسسات العمومية أو لزبائن كبار يبدأ إجراء الشراء عندهم بفاتورة شكلية. تعمل عبر الإنترنت، على الحاسوب وعلى الهاتف، بالعربية والفرنسية.
- مموّنو اللوازم والأثاث المكتبي
- موزعو العتاد الإعلامي والمستهلكات
- مؤسسات التركيب والأشغال والصيانة
- مموّنو مواد التنظيف والنظافة والتجهيزات
- وكالات الاتصال والطباعة وتنظيم التظاهرات
أسئلة شائعة
هل للفاتورة الشكلية قيمة الفاتورة؟
لا. تُطبع كمستند مؤقت ولا تدخل في ترقيمك الجبائي ولا في رقم أعمالك، والعبرة بالفاتورة التي تُنشأ بعدها. ولشروط مشترٍ عمومي بعينه، ارجع إلى دفتر شروطه أو إلى محاسبك.
دفع الزبون تسبيقًا: ماذا يحدث له؟
تسجّل الدفعة على الفاتورة الشكلية، وعند التحويل تنتقل إلى الفاتورة التي تُصادَق وتصبح «مدفوعة» إن غُطّي المبلغ كله، دون حركة صندوق ثانية.
هل يمكن تعديل فاتورة شكلية أُرسلت؟
تُعدَّل ما دامت مسودة. وبعد إرسالها، يصنع زر «تكرار» نسخة جديدة برقم جديد، وتحتفظ القديمة بأثرها.
كيف يستلم الزبون الفاتورة الشكلية؟
مطبوعة، أو بالبريد الإلكتروني إن كان عنوان الإرسال مضبوطًا، أو عبر واتساب بنقرة: تتضمن الرسالة الرقم والمبلغ الإجمالي وتاريخ الصلاحية ورابطًا إلى النسخة الإلكترونية، يبقى نشطًا ثلاثين يومًا ويُعاد تفعيله من الوثيقة.
هل يمكن التسليم قبل الفوترة؟
نعم: من الفاتورة الشكلية المقبولة تُنشئ وصل تسليم يستعيد أسطرها، ولا يُحتسب في رقم أعمالك، ثم تأتي الفاتورة متى قررت.
شاهد وحدة الفواتير الشكلية على حالتك أنت
أحضر آخر فاتورة شكلية طلبتها منك مصلحة مشتريات: نعيد إنجازها أمامك في الموارد، ثم نحوّلها إلى فاتورة مع تسبيقها.
- العرض التوضيحي. يعرض عليك مستشار وحدة الفواتير الشكلية على نشاطك، عبر الإنترنت وعلى شاشتك، ويجيب عن أسئلتك. اطلب عرضًا توضيحيًا.
- النسخة التجريبية. تُفعَّل مع مستشار أثناء العرض، على حسابك الخاص: منتجاتك الحقيقية وزبائنك الحقيقيون، و14 يومًا للعمل عليها. أنشئ حسابك لتطلبها.
- ورشات التخصيص. خلال فترة التجربة نكيّف معك الشاشات والوثائق والإعدادات حسب طريقة عملك. هذه الورشات مجانية.
لا تدفع إلا إذا قررت المواصلة، والأسعار معروضة قبل أن تبدأ في صفحة الأسعار.
اطلب العرض عبر واتساباطلب عرضًا توضيحيًا