Avant le moindre bon de commande, l'administration, l'entreprise publique ou le service achats d'un grand compte vous demande la même pièce : une proforma. Le module Proformas d'Almawarid la prépare en quelques minutes au prix de ce client, la suit jusqu'à la validation, puis la transforme en facture d'un clic, sans retaper une seule ligne.
La proforma refaite trois fois, puis la facture retapée à la main
Avec une administration ou une grande entreprise, la proforma ouvre la procédure d'achat : sans elle, pas d'engagement de dépense et pas de bon de commande. Elle part souvent d'un modèle Word ; on la refait quand le service achats change une quantité, on la renvoie par e-mail, et plus personne ne sait quelle version a été validée.
Quand le bon de commande arrive enfin, tout recommence : on retape les mêmes lignes dans la facture, on se trompe sur un prix ou sur un taux de TVA, et l'avance déjà versée par le client n'apparaît nulle part. Le dossier qui revient au service financier ne correspond plus à la proforma acceptée, et le paiement prend du retard.
Une proforma propre, puis une facture qui reprend tout
Dans Almawarid, la proforma est un document à part entière, numéroté automatiquement. Elle s'imprime avec le titre « Facture proforma — document provisoire », votre raison sociale, votre adresse, votre RC et votre NIF, l'identité du client, le détail HT, TVA et TTC, le montant arrêté en toutes lettres, votre RIB si vous l'avez renseigné, et un QR qui ouvre la version en ligne. Une date de validité, vos conditions de paiement, une référence libre et un texte d'introduction pour l'objet de la consultation complètent le document.
Quand le client valide, « Convertir en facture » crée la facture avec les mêmes lignes, les mêmes conditions et la même référence. Si le client a déjà versé une avance sur la proforma, ce versement passe sur la facture sans seconde écriture en caisse ; la facture est alors validée avec son numéro fiscal, et marquée « Payée » si tout est réglé. Sans versement, elle arrive en brouillon pour une dernière relecture. Une proforma ne se facture qu'une fois : ensuite, elle affiche « Facturée » avec le numéro de sa facture.
De la demande à la facture, en quatre écrans
- Nouvelle proforma : vous choisissez le client en tapant deux lettres ; ses prix négociés et sa remise habituelle s'appliquent, chaque ligne prend son taux de TVA, 19 %, 9 % ou 0 %, et vous fixez la date de validité.
- Imprimer / PDF : la proforma sort en A4, prête à être déposée au service achats ; vous pouvez aussi l'envoyer par e-mail ou par WhatsApp, avec un lien vers la version en ligne.
- Changer le statut : quand le client valide, vous la passez à « Confirmé » ; si elle est déjà réglée, « Payée » vous propose de générer la facture acquittée dans le même geste.
- Convertir en facture : la facture fiscale reprend lignes, conditions et versements ; la proforma reste intacte et pointe vers sa facture.
Ce que vous y gagnez
- Des dossiers complets du premier coup. Montant en lettres, identifiants, TVA par ligne et date de validité : la proforma contient ce qu'un service achats demande habituellement.
- Zéro ressaisie. La facture naît de la proforma validée : mêmes lignes, mêmes prix, aucune erreur de recopie.
- Des avances qui ne se perdent pas. L'acompte encaissé sur la proforma suit la facture, et le reste dû est juste.
- Jamais deux factures pour une proforma. Le logiciel refuse de facturer deux fois la même pièce, même si deux personnes cliquent en même temps.
- Un suivi commercial automatique. Avec le CRM, chaque proforma émise place le client dans votre pipeline avec la valeur réelle du document et programme une relance à trois jours.
Pour qui ?
Le module Proformas sert toutes les entreprises qui vendent à des administrations, à des entreprises publiques ou à de grands comptes dont la procédure d'achat commence par une proforma. Il fonctionne en ligne, sur ordinateur comme sur téléphone, en français et en arabe.
- Fournisseurs de fournitures et de mobilier de bureau
- Distributeurs de matériel informatique et de consommables
- Entreprises d'installation, de travaux et de maintenance
- Fournisseurs de produits d'entretien, d'hygiène et d'équipements
- Agences de communication, d'impression et d'événementiel
Questions fréquentes
Une proforma a-t-elle la valeur d'une facture ?
Non. Elle s'imprime comme un document provisoire et n'entre ni dans votre numérotation fiscale ni dans votre chiffre d'affaires ; c'est la facture générée ensuite qui compte. Pour les exigences d'un acheteur public précis, référez-vous à son cahier des charges ou à votre comptable.
Le client a versé une avance : que devient-elle ?
Vous enregistrez le versement sur la proforma. À la conversion, il passe sur la facture, qui est validée et marquée « Payée » si tout est couvert, sans second mouvement de caisse.
Peut-on modifier une proforma déjà envoyée ?
Elle se modifie tant qu'elle est en brouillon. Une fois envoyée, « Dupliquer » en fait une nouvelle version avec un nouveau numéro, et l'ancienne garde sa trace.
Comment le client reçoit-il la proforma ?
Imprimée, par e-mail si votre adresse d'envoi est configurée, ou par WhatsApp en un clic : le message donne le numéro, le montant TTC, la validité et un lien vers la version en ligne. Ce lien reste actif trente jours et se réactive depuis la proforma.
Peut-on livrer avant de facturer ?
Oui : depuis la proforma acceptée, vous générez un bon de livraison qui reprend ses lignes. Il ne compte pas dans votre chiffre d'affaires, et la facture suit quand vous la décidez.
Voir le module Proformas sur votre cas
Apportez la dernière proforma qu'un service achats vous a demandée : nous la refaisons devant vous dans Almawarid, puis nous la transformons en facture avec son acompte.
- La démonstration. Un conseiller vous montre le module Proformas sur votre activité, en ligne et sur votre écran, et répond à vos questions. Demander une démonstration.
- La version d'essai. Elle s'active avec un conseiller, pendant la démonstration, sur votre propre compte : vos vrais produits, vos vrais clients, et 14 jours pour travailler dedans. Créez votre compte pour la demander.
- Les ateliers de personnalisation. Pendant l'essai, nous adaptons avec vous les écrans, les documents et les réglages à votre façon de travailler. Ces ateliers sont gratuits.
Vous ne payez que si vous décidez de continuer, et les prix sont affichés avant de commencer sur la page des tarifs.
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