Un engin loué rapporte de l'argent tant qu'on sait trois choses : où il est, jusqu'à quand, et combien d'heures il a tourné. Le module Location de matériel d'Almawarid tient ces trois chiffres à votre place : le planning refuse la double réservation, le compteur se relève à la sortie et au retour, et la facture part sur la durée réelle.
Le cahier de location ne voit ni les chevauchements ni les heures
Chez beaucoup de loueurs de matériel en Algérie, la location vit sur un cahier et sur le téléphone du gérant. Une mini-pelle est promise à deux chantiers pour le même lundi, un chariot rentre à 14 h et repart à 14 h 30 sans avoir été vérifié ni avoir refait le plein, et personne ne sait dire, à la fin du mois, combien chaque engin a vraiment rapporté.
Le reste se perd au retour. Le compteur d'heures n'a pas été noté à la sortie, alors les heures supplémentaires ne se facturent pas. La caution versée en espèces a fini dans la caisse du jour et gonfle le chiffre d'affaires. Le client conteste deux jours facturés pour un engin rendu à 9 h, et la révision prévue au compteur passe sans que l'atelier soit prévenu.
Un planning qui refuse le doublon, un compteur qui fait payer et entretenir
Chaque engin de votre parc apparaît sur le planning, jour par jour, avec le client qui l'a et la date de retour prévue. Avant même d'enregistrer une location, l'écran vous dit si l'engin est libre sur ces dates, temps de remise en état compris : réglé par défaut à 2 heures, ce battement empêche de relouer un engin qui vient tout juste de rentrer, et un engin parti en maintenance est refusé.
La grille de tarifs accepte l'heure, la journée, la semaine et le mois, avec des heures incluses par jour, le prix de l'heure supplémentaire, une caution et un prix négocié par client. Vous décidez comment compter une journée commencée (due en entier, à la demi-journée ou à l'heure près) et le retard que vous pardonnez ; le logiciel peut basculer seul au tarif semaine ou mois quand le client y gagne. La caution reste à part : elle n'entre ni dans la caisse, ni dans le chiffre d'affaires, ni dans la TVA.
Une location, du planning à la facture
- Planning : la grille jours × engins montre ce qui est réservé, sorti, rentré à facturer, et ce qui n'est pas revenu à la date prévue.
- Nouvelle location : engin, client, dates, avec ou sans chauffeur, lieu de livraison ; la disponibilité s'affiche avant l'enregistrement, et le contrat se génère d'un clic avec le module Documents.
- Sortie de l'engin : date et heure, compteur d'heures, carburant (« plein », « 3/4 »), état constaté et frais de transport : ce qui servira de preuve au retour.
- Retour de l'engin : le nouveau relevé calcule les heures au-delà du forfait, remonte dans la fiche de l'engin au Parc et déclenche ses échéances d'entretien ; les frais constatés (nettoyage, casse, carburant) s'ajoutent avant de facturer.
- Pilotage de la location : revenu et taux d'occupation de chaque engin sur 7, 30 ou 90 jours ou 12 mois, retours en retard, cautions détenues, engins rentrés pas encore facturés et mensualités échues.
Ce que vous y gagnez
- Plus de double réservation. Le chevauchement est refusé à la saisie, battement compris, avec le nom du client qui a déjà l'engin.
- Les heures réellement facturées. Le compteur relevé à la sortie et au retour transforme les heures au-delà du forfait en ligne de facture, sans calcul à la main.
- Une caution propre. Reçue en espèces, par chèque non encaissé, traite ou virement, rendue ou retenue avec un motif écrit ; seul l'excédent des dégâts devient une ligne de facture.
- Les longues locations facturées chaque mois. Une location au mois produit une mensualité par période échue ; le bouton « Tout facturer » en prépare une par location, la plus ancienne d'abord.
Pour qui ?
Le module Location de matériel s'adresse aux entreprises qui louent des engins, du matériel ou des véhicules à l'heure, à la journée, à la semaine ou au mois, avec ou sans chauffeur. Il s'appuie sur le Parc d'Almawarid, où vivent la fiche de chaque engin, son compteur et son historique d'entretien, et sur la facturation pour les factures.
- Loueurs d'engins de travaux publics (pelles, chargeuses, niveleuses)
- Loueurs de chariots élévateurs et de matériel de levage
- Entreprises de BTP qui louent leur parc entre deux chantiers
- Loueurs de groupes électrogènes, compresseurs et échafaudages
- Transporteurs qui louent camions et véhicules avec chauffeur
Questions fréquentes
Le contrat de location est-il généré automatiquement ?
Il se génère en un clic depuis la location, rempli avec l'engin, le client, les dates et les prix. Il est rangé dans le module Documents, qui s'active à la demande : c'est là qu'on le relit, l'imprime ou l'exporte en Word (DOCX).
Comment sont comptées les heures supplémentaires ?
Le tarif fixe des heures incluses par jour. Au retour, le logiciel compare les deux relevés du compteur, retire le forfait de toute la durée louée et facture le reste au prix de l'heure supplémentaire.
Que se passe-t-il si le client rend l'engin en retard ?
La facture se fait sur la durée réelle, selon votre règle d'arrondi et le retard que vous pardonnez. Un engin non rentré à la date prévue apparaît en dépassement sur le pilotage ; pour reconduire officiellement, vous prolongez la location, et chaque prolongation reste tracée.
La caution passe-t-elle dans le chiffre d'affaires ?
Non. Elle est suivie à part, avec sa forme et sa référence. Un dégât se retient dessus avec un motif écrit, et seul ce qui dépasse la caution est facturé.
Voir le module Location de matériel sur votre cas
Venez avec la liste de vos engins et votre grille de prix actuelle : pendant la démonstration, nous louons l'un d'eux sur le planning, de la sortie au retour, jusqu'à la facture.
- La démonstration. Un conseiller vous montre le module Location de matériel sur votre activité, en ligne et sur votre écran, et répond à vos questions. Demander une démonstration.
- La version d'essai. Elle s'active avec un conseiller, pendant la démonstration, sur votre propre compte : vos vrais produits, vos vrais clients, et 14 jours pour travailler dedans. Créez votre compte pour la demander.
- Les ateliers de personnalisation. Pendant l'essai, nous adaptons avec vous les écrans, les documents et les réglages à votre façon de travailler. Ces ateliers sont gratuits.
Le module Location de matériel s'ouvre à la demande : demandez-le pendant la démonstration, le conseiller vous en donne le prix, et vous ne payez que si vous décidez de continuer. Les formules de base sont sur la page des tarifs.
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