قبل كل تدقيق يتكرر المشهد نفسه: بحث عن آخر نسخة من إجراء، وإعادة بناء قائمة حالات عدم المطابقة للسنة، وتحقق يدوي من متابعة كل إجراء تصحيحي. وحدة الجودة ISO 9001 في الموارد تُبقي محدَّثين سجلين في صميم المعيار، التحكم في الوثائق والإجراءات التصحيحية، وتطبعهما متى طلبهما المدقق.
نظام جودة مبعثر في مجلدات مشتركة
في كثير من المؤسسات الحاصلة على الشهادة أو الساعية إليها، يعيش نظام الجودة في مجلدات مشتركة وجداول يمسكها شخص واحد هو مسؤول الجودة. الإجراء الواحد موجود في ثلاث نسخ، ولا أحد يعرف أيها المصادق عليها، وتاريخ المراجعة المقرر فات منذ أشهر دون أن ينتبه أحد.
أما حالات عدم المطابقة فتضيع بين بريد إلكتروني وشكوى زبون سُجلت هاتفيًا ومحضر اجتماع. يُتخذ الإجراء التصحيحي، لكن من المسؤول عنه، وإلى متى، وهل تحقق أحد من نجاعته؟ وفي التدقيق، هذه بالضبط الأسئلة التي تعود.
سجلان محدَّثان بدل عشرة ملفات
سجل الوثائق الخاضعة للرقابة (البند 7.5 من ISO 9001) يحصي إجراءاتك وتعليمات العمل والاستمارات ودليل الجودة والسياسات والتسجيلات. لكل وثيقة مرجع فريد ونسخة وحالة (مسودة، قيد المراجعة، موافق عليه، ملغى) ومحرر ومصادق وتاريخ مصادقة وتاريخ المراجعة القادمة، ويمكنك إرفاق ملف PDF أو Word. والمراجعة المتأخرة تظهر بالأحمر، وعدد الوثائق الواجب مراجعتها يظهر في أعلى القائمة.
وسجل حالات عدم المطابقة (البند 10.2) يتابع كل انحراف من أوله إلى آخره: مصدره (تدقيق داخلي، شكوى زبون، مورّد، عملية داخلية)، ودرجة خطورته (طفيفة، كبيرة، حرجة)، ووصف المعاينة، وتحليل الأسباب، والإجراء التصحيحي ومسؤوله وأجله، ثم التحقق من الفعالية وتاريخ الإغلاق. وتنتقل الحالة من «مفتوحة» إلى «مغلقة» مرورًا بـ«تم التحقق من الفعالية»، وتحصي القائمة الحالات المفتوحة والمتأخرة.
كيف يعمل، في أربع شاشات
- الوثائق الخاضعة للرقابة: قائمة وثائقك مع التصفية حسب الحالة والبحث بالمرجع أو العنوان أو المحرر، والمراجعات المتأخرة مميزة بالأحمر.
- وثيقة جديدة: المرجع والعنوان والنوع والنسخة والحالة والمحرر والمصادق وتاريخا المصادقة والمراجعة القادمة، والملف المرفق.
- عدم مطابقة جديدة: العنوان والمصدر والخطورة وتاريخ الاكتشاف والوصف، ثم مع تقدم المعالجة تحليل الأسباب والإجراء والمسؤول والأجل والتحقق من الفعالية.
- سجل قابل للطباعة: كل سجل يخرج جدولًا مؤرخًا باسم مؤسستك، يُطبع أو يُحفظ بصيغة PDF للمدقق.
ما الذي تربحه
- النسخة الصحيحة دائمًا. الحالة والنسخة والمصادق في سطر واحد، فلا يتداول إجراء ملغى كأن شيئًا لم يكن.
- لا مراجعة منسية. التواريخ المتجاوزة تظهر للعين، وثيقة بوثيقة.
- إجراءات تصحيحية تُغلق فعلًا. لكل حالة مسؤول وأجل، وللتحقق من الفعالية مكانه قبل الإغلاق.
- تحضير للتدقيق دون نسخ. يطلب المدقق سجلًا فيُطبع محدَّثًا في ثوانٍ.
- وصول مضبوط. الوحدة محصورة في صاحب الحساب والمسؤولين الإداريين.
لمن هذه الوحدة؟
تتوجه الوحدة إلى المؤسسات الحاصلة على شهادة ISO 9001 التي تريد ترك الجداول، وإلى من يحضّر شهادته الأولى: سجلان ممسوكان جيدًا نقطة انطلاق متينة لنظام الجودة، في البرنامج نفسه مع مشترياتك ومخزونك وإنتاجك.
- الصناعات الغذائية
- المصانع وورشات التصنيع
- المخابر والمؤسسات الصيدلانية
- مقاولات البناء ومكاتب الدراسات
- مقدّمو الخدمات الملتزمون بدفاتر شروط زبائنهم
أسئلة شائعة
هل يضمن لي الموارد الحصول على الشهادة؟
لا. الشهادة تمنحها هيئة إشهاد بعد تدقيق نظامك كله. والوحدة تمسك سجلين يفحصهما المدقق: التحكم في الوثائق (البند 7.5) وحالات عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية (البند 10.2). أما بقية المعيار فمستشارك أو مسؤول الجودة لديك هو مرشدك.
هل تسيّر الوحدة التدقيقات الداخلية ومراجعات الإدارة؟
ليس بعد. يمكن أن يكون مصدر حالة عدم المطابقة تدقيقًا داخليًا، لكن تخطيط التدقيقات ومراجعات الإدارة غير موجودين في الوحدة اليوم.
هل تحتفظ بسجل النسخ السابقة من الوثيقة؟
ليس بعد. البطاقة تحمل النسخة السارية ومصادقها وتواريخها، أما الأرشفة التلقائية للنسخ السابقة وتتبع التعديلات فغير متوفرين بعد.
هل يمكن إرفاق أدلة؟
نعم: ملف PDF أو Word لكل وثيقة خاضعة للرقابة، ومرفق لكل حالة عدم مطابقة، كصورة العيب أو شكوى الزبون.
هل يُنبَّه المسؤول حين يتأخر إجراء؟
يظهر التأخر بالأحمر في القائمة ويظهر عدّاد المتأخرات في الأعلى. ولا يُرسل أي تنبيه بالبريد الإلكتروني أو SMS حاليًا.
شاهد وحدة الجودة ISO 9001 على حالتك أنت
أحضر إلى العرض التوضيحي قائمة إجراءاتك وحالتين أو ثلاثًا من حالات عدم المطابقة الأخيرة: تغادر وقد رأيت سجلاتك أنت جاهزة للطباعة.
- العرض التوضيحي. يعرض عليك مستشار وحدة الجودة ISO 9001 على نشاطك، عبر الإنترنت وعلى شاشتك، ويجيب عن أسئلتك. اطلب عرضًا توضيحيًا.
- النسخة التجريبية. تُفعَّل مع مستشار أثناء العرض، على حسابك الخاص: منتجاتك الحقيقية وزبائنك الحقيقيون، و14 يومًا للعمل عليها. أنشئ حسابك لتطلبها.
- ورشات التخصيص. خلال فترة التجربة نكيّف معك الشاشات والوثائق والإعدادات حسب طريقة عملك. هذه الورشات مجانية.
وحدة الجودة ISO 9001 تُفتح عند الطلب: اطلبها أثناء العرض، يعطيك المستشار سعرها، ولا تدفع إلا إذا قررت المواصلة. الباقات الأساسية في صفحة الأسعار.
اطلب العرض عبر واتساباطلب عرضًا توضيحيًا