Avant l'audit, la même scène se répète : on cherche la dernière version d'une procédure, on reconstitue la liste des non-conformités de l'année, on vérifie à la main que chaque action corrective a bien été suivie. Le module Qualité ISO 9001 d'Almawarid tient à jour deux registres au cœur de la norme, la maîtrise documentaire et les actions correctives, et les imprime quand l'auditeur les demande.
Un système qualité éparpillé dans des dossiers partagés
Dans beaucoup d'entreprises certifiées ou en voie de l'être, le système qualité vit dans des dossiers partagés et des tableurs tenus par une seule personne, le responsable qualité. Une procédure existe en trois versions, personne ne sait laquelle est approuvée, et la date de révision prévue est passée depuis des mois sans que quiconque s'en aperçoive.
Les non-conformités, elles, se perdent entre un e-mail, une réclamation client notée au téléphone et un compte rendu de réunion. L'action corrective est décidée, mais qui en est responsable, pour quand, et a-t-on vérifié qu'elle a marché ? À l'audit, ce sont exactement ces questions qui reviennent.
Deux registres tenus à jour, au lieu de dix fichiers
Le registre des documents contrôlés (ISO 9001 §7.5) recense vos procédures, instructions de travail, formulaires, manuel qualité, politiques et enregistrements. Chaque document a une référence unique, une version, un statut (brouillon, en révision, approuvé, obsolète), un rédacteur, un approbateur, une date d'approbation et une date de prochaine révision, et vous pouvez y joindre le fichier PDF ou Word. Une révision dépassée s'affiche en rouge, et le nombre de documents à réviser apparaît en tête de liste.
Le registre des non-conformités (§10.2) suit chaque écart de bout en bout : sa source (audit interne, réclamation client, fournisseur, processus interne), sa gravité (mineure, majeure, critique), la description du constat, l'analyse des causes, l'action corrective, son responsable et son échéance, puis la vérification d'efficacité et la date de clôture. Le statut va d'« Ouverte » à « Clôturée » en passant par « Efficacité vérifiée », et la liste compte les non-conformités ouvertes et celles en retard.
Comment ça marche, en quatre écrans
- Documents contrôlés : la liste de vos documents, filtrable par statut, avec la recherche par référence, titre ou rédacteur, et les révisions en retard repérées en rouge.
- Nouveau document : référence, titre, type, version, statut, rédacteur, approbateur, dates d'approbation et de prochaine révision, et le fichier joint.
- Nouvelle non-conformité : intitulé, source, gravité, date de détection et description ; puis, au fil du traitement, l'analyse des causes, l'action, le responsable, l'échéance et la vérification d'efficacité.
- Registre imprimable : chaque registre sort en un tableau daté, au nom de votre société, à imprimer ou à enregistrer en PDF pour l'auditeur.
Ce que vous y gagnez
- La bonne version, toujours. Statut, version et approbateur sont sur la même ligne : une procédure obsolète ne circule plus comme si de rien n'était.
- Aucune révision oubliée. Les dates dépassées sautent aux yeux, document par document.
- Des actions correctives qui se ferment. Chaque non-conformité a un responsable et une échéance, et la vérification d'efficacité a sa place avant la clôture.
- Un audit préparé sans recopie. L'auditeur demande un registre : il s'imprime à jour, en quelques secondes.
- Un accès maîtrisé. Le module est réservé au propriétaire du compte et aux administrateurs.
Pour qui ?
Le module s'adresse aux entreprises certifiées ISO 9001 qui veulent quitter les tableurs, et à celles qui préparent leur première certification : deux registres bien tenus sont un bon point de départ pour un système qualité, dans le même logiciel que vos achats, votre stock et votre production.
- Industries agroalimentaires
- Usines et ateliers de fabrication
- Laboratoires et entreprises pharmaceutiques
- Entreprises de BTP et bureaux d'études
- Prestataires de services tenus par les cahiers des charges de leurs clients
Questions fréquentes
Almawarid me garantit-il la certification ?
Non. La certification est délivrée par un organisme certificateur, après l'audit de tout votre système. Le module tient deux registres qu'un auditeur examine : la maîtrise documentaire (§7.5) et les non-conformités et actions correctives (§10.2). Pour le reste de la norme, votre consultant ou votre responsable qualité reste votre guide.
Le module gère-t-il les audits internes et les revues de direction ?
Pas encore. Une non-conformité peut avoir pour source un audit interne, mais la planification des audits et les revues de direction ne sont pas dans le module aujourd'hui.
Garde-t-il l'historique des anciennes versions d'un document ?
Pas encore. La fiche porte la version en vigueur, son approbateur et ses dates ; l'archivage automatique des versions précédentes et la trace des modifications n'existent pas encore.
Peut-on joindre des preuves ?
Oui : un fichier PDF ou Word sur chaque document contrôlé, et une pièce jointe sur chaque non-conformité, par exemple la photo du défaut ou la réclamation du client.
Le responsable est-il alerté quand une action est en retard ?
Le retard s'affiche en rouge dans la liste et le compteur « en retard » apparaît en tête. Aucune alerte par e-mail ou par SMS n'est envoyée pour l'instant.
Voir le module Qualité ISO 9001 sur votre cas
Apportez à la démonstration votre liste de procédures et deux ou trois non-conformités récentes : vous repartez en voyant vos propres registres, prêts à imprimer.
- La démonstration. Un conseiller vous montre le module Qualité ISO 9001 sur votre activité, en ligne et sur votre écran, et répond à vos questions. Demander une démonstration.
- La version d'essai. Elle s'active avec un conseiller, pendant la démonstration, sur votre propre compte : vos vrais produits, vos vrais clients, et 14 jours pour travailler dedans. Créez votre compte pour la demander.
- Les ateliers de personnalisation. Pendant l'essai, nous adaptons avec vous les écrans, les documents et les réglages à votre façon de travailler. Ces ateliers sont gratuits.
Le module Qualité ISO 9001 s'ouvre à la demande : demandez-le pendant la démonstration, le conseiller vous en donne le prix, et vous ne payez que si vous décidez de continuer. Les formules de base sont sur la page des tarifs.
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