Le fournisseur appelle : « vous me devez encore la facture de mars ». Vous croyez l'avoir réglée, votre comptable n'en est pas sûr, et personne ne retrouve le reçu. Le module Comptes fournisseurs d'Almawarid tient, pour chaque tiers à qui vous devez de l'argent, ce qui a été facturé, ce qui a été versé et ce qui reste : vous répondez tout de suite, chiffres à l'appui.
Des dettes éparpillées entre carnets, chèques et mémoire
Une entreprise doit de l'argent à bien plus que ses fournisseurs de marchandise : le sous-traitant, le bailleur, SONELGAZ, la CNAS, les impôts, l'expert-comptable. Chacun a son rythme, ses acomptes, ses relances. Quand tout cela vit dans un tableur tenu par une seule personne, ou dans la tête du gérant, la dette réelle n'est connue de personne.
Les conséquences sont connues : un acompte oublié qu'on paie une seconde fois, une facture réglée en partie dont on ne sait plus combien il reste, une liste de virements préparée pour la banque qui reprend une dette déjà soldée. Et quand il faut négocier un délai, on le fait sans chiffre fiable sous les yeux.
Un compte par tiers, et le reste à payer qui se calcule seul
Dans Almawarid, chaque tiers à qui vous devez de l'argent a sa fiche : fournisseur de biens ou de services, utilités comme SONELGAZ, l'ADE ou Algérie Télécom, bailleur, professionnel, impôts, sécurité sociale. Sur cette fiche, vous enregistrez les engagements, c'est-à-dire ce que vous devez : une facture, une cotisation, un loyer, avec sa date, sa devise et sa référence de bon de livraison.
Chaque versement s'affecte à un engagement précis ou reste libre, comme un acompte général. Le reste à payer se calcule tout seul, l'engagement passe en « Partiel » puis en « Soldé », et un versement fait depuis une caisse crée le décaissement correspondant dans la trésorerie. Un versement compte dans la devise de l'engagement : mille dinars ne soldent jamais mille euros.
Quatre gestes pour tenir vos dettes à jour
- Nouveau fournisseur : le nom, le type de tiers, la banque et le RIB ; un même nom ne peut pas être créé deux fois.
- Nouvel engagement : le montant dû, sa date, sa devise, sa référence et, si vous le voulez, l'acompte à verser.
- Enregistrer un versement : le montant, la méthode (virement, espèces, chèque), la référence, l'engagement qu'il règle et la caisse d'où sort l'argent.
- Export virements (CSV) : la liste des engagements encore dus, avec bénéficiaire, RIB, banque, montant et référence, et un total par devise ; une fois le virement passé, vous le marquez effectué et il sort de la liste.
Ce que vous y gagnez
- Une réponse immédiate au fournisseur. Total facturé, total versé et reste à payer sont sur sa fiche, avec l'historique des versements.
- Pas de paiement en double. Un engagement soldé ou marqué traité sort de la liste des virements à faire.
- Une vue d'ensemble. La liste des comptes affiche, tous tiers confondus, le facturé, le versé et le reste dû.
- Une trésorerie qui suit. Le reste à payer aux fournisseurs s'affiche en face de vos soldes de caisse, et un versement depuis une caisse en sort sans ressaisie.
- Des données protégées. Les comptes fournisseurs sont réservés au propriétaire et aux administrateurs.
Pour qui ?
Les Comptes fournisseurs servent toute entreprise qui doit de l'argent à plusieurs tiers, à des rythmes différents, et veut savoir où elle en est sans ouvrir un tableur. Ils complètent le module Achats : les bons de commande de marchandises ont leur propre écran de dettes, les autres engagements vivent ici.
- PME qui paient sous-traitants, loyers et utilités
- Entreprises de BTP et leurs sous-traitants
- Agences de voyages face aux compagnies aériennes, aux hôtels et à l'ONPO
- Commerces avec plusieurs fournisseurs réguliers
- Cabinets et sociétés de services
Questions fréquentes
Quelle différence avec les dettes du module Achats ?
Le module Achats suit les dettes nées de vos bons de commande de marchandises, dans son écran « Dettes fournisseurs ». Les Comptes fournisseurs suivent tout le reste : sous-traitance, loyers, utilités, cotisations, impôts, et tout tiers payé par acomptes.
Le logiciel m'alerte-t-il avant une échéance ?
Pas encore. Vous voyez le reste à payer et l'état de chaque engagement, mais une date d'échéance avec rappel automatique n'est pas développée.
Peut-on payer en plusieurs fois ?
Oui. Chaque versement réduit le reste à payer de l'engagement qu'il règle ; un versement libre, comme un acompte général, reste visible à part jusqu'à ce que vous le marquiez traité.
Le fichier de virements s'importe-t-il dans ma banque ?
C'est un fichier CSV qui s'ouvre dans Excel, avec bénéficiaire, RIB, banque, montant et référence. Il sert de liste à exécuter ; son import direct dépend du format que votre banque accepte.
Les montants en devises sont-ils gérés ?
Oui : chaque engagement a sa devise, et seuls les versements dans cette devise le soldent. Le fichier de virements donne un total par devise.
Voir le module Comptes fournisseurs sur votre cas
Apportez à la démonstration la liste de ce que vous devez aujourd'hui, même griffonnée : nous en saisissons quelques lignes devant vous, et vous voyez votre reste à payer se calculer tout seul.
- La démonstration. Un conseiller vous montre le module Comptes fournisseurs sur votre activité, en ligne et sur votre écran, et répond à vos questions. Demander une démonstration.
- La version d'essai. Elle s'active avec un conseiller, pendant la démonstration, sur votre propre compte : vos vrais produits, vos vrais clients, et 14 jours pour travailler dedans. Créez votre compte pour la demander.
- Les ateliers de personnalisation. Pendant l'essai, nous adaptons avec vous les écrans, les documents et les réglages à votre façon de travailler. Ces ateliers sont gratuits.
Vous ne payez que si vous décidez de continuer, et les prix sont affichés avant de commencer sur la page des tarifs.
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