Qui a payé sa tranche ce mois-ci ? Qui était absent mardi ? Quel groupe a cours dans quelle salle ? Dans une école ou un centre, ces questions reviennent chaque jour, et la réponse est souvent dans trois cahiers différents. Le module Formation / École d'Almawarid les réunit : les élèves, leurs inscriptions, leurs paiements et leurs présences au même endroit.
Le registre des paiements et la feuille d'appel : deux cahiers qui ne se parlent pas
Dans une école privée, un centre de langues ou une auto-école, la secrétaire note les tranches dans un cahier, le formateur fait l'appel sur une feuille, et le directeur découvre en fin de trimestre que certains élèves n'ont rien payé depuis deux mois. Relancer prend du temps, et l'on hésite à appeler les parents sans chiffre précis.
Une salle de sport ou une crèche vit le même problème sous une autre forme : l'abonnement expiré qui continue d'entrer, les parents qui veulent savoir comment s'est passée la journée de leur enfant. Plus l'établissement grandit, plus ces cahiers coûtent cher.
Un dossier par élève, un plan de paiement, un appel qui compte
Vous indiquez le type d'établissement dans les paramètres (école privée, école paramédicale, institut ou centre de formation, auto-école, salle de sport, crèche) et le module adapte ses écrans et son vocabulaire. Chaque élève a son dossier, avec ses coordonnées et la personne qui paie : un parent ou une entreprise. Une liste existante s'importe depuis un fichier Excel modèle.
Une inscription relie l'élève à une offre (scolarité, formation, forfait) et porte son plan de paiement par tranches. Chaque tranche encaissée produit un reçu, y compris sur une imprimante ticket de 80 mm, et le tableau de bord liste les tranches en retard. Les séances s'organisent par groupe et par salle dans un emploi du temps ; le formateur fait l'appel (présent, absent, en retard), et l'élève qui atteint le seuil d'absences fixé est signalé.
Comment ça marche, en cinq écrans
- Offres & tarifs : vos scolarités, formations, forfaits ou abonnements, avec leur prix et leur durée.
- Nouvelle inscription : l'élève, l'offre, le groupe et le plan de paiement : les tranches et leurs échéances.
- Faire l'appel : pour chaque séance, présent, absent ou en retard d'un geste, avec une justification si besoin.
- Tableau de bord : l'effectif actif, les tranches en retard avec un bouton « Relancer » qui ouvre WhatsApp, message déjà écrit, et les séances des sept prochains jours.
- Check-in entrée : dans une salle de sport, le passage à l'accueil donne un verdict immédiat vert, orange ou rouge, et l'abonnement se renouvelle d'un clic.
Ce que vous y gagnez
- Les impayés visibles chaque matin. Les tranches échues non payées sont listées de la plus ancienne à la plus récente, avec le montant en retard.
- Une relance qui part en deux gestes. Le message WhatsApp est prêt : le nom, la tranche, le montant et l'échéance.
- Des parents informés. Dans une crèche, le carnet du jour de l'enfant (arrivée, repas, sieste, humeur, mot de l'éducatrice) et le menu de la semaine partent aux parents par WhatsApp ou par e-mail.
- Le suivi pédagogique au même endroit. Matières et coefficients, saisie des notes, délibération, bulletin et certificat de scolarité pour les écoles ; sessions d'examen et liste des candidats pour les auto-écoles.
- Des formateurs autonomes. Chaque formateur voit dans « Mon espace » ses séances du jour et ses heures du mois.
Pour qui ?
Le module Formation / École sert les établissements qui encaissent des inscriptions en plusieurs fois et qui suivent des présences : écoles, centres, auto-écoles, salles de sport et crèches.
- Écoles privées et écoles paramédicales
- Centres de formation et écoles de langues
- Auto-écoles
- Salles de sport et clubs
- Crèches et jardins d'enfants
Questions fréquentes
Le module s'adapte-t-il à une auto-école ou à une salle de sport ?
Oui. Le type d'établissement choisi dans les paramètres change les menus et le vocabulaire : élèves et examens pour une auto-école, adhérents, abonnements et check-in pour une salle de sport.
Peut-on importer nos élèves existants ?
Oui, depuis un fichier Excel modèle que l'écran fournit ; la liste s'exporte aussi en CSV.
Les parents sont-ils prévenus des absences ?
Pas automatiquement aujourd'hui. Les absences sont notées à l'appel et signalées au seuil que vous fixez ; dans une crèche, le carnet du jour part aux parents.
Comment se fait la relance des impayés ?
Le tableau de bord liste les tranches en retard ; le bouton « Relancer » ouvre WhatsApp avec le message prêt, et c'est vous qui l'envoyez depuis votre téléphone.
Peut-on facturer une inscription ?
Oui : l'inscription peut produire sa facture dans le module Factures, utile quand le payeur est une entreprise.
Voir le module Formation / École sur votre cas
Venez à la démonstration avec votre liste d'élèves et votre grille de tarifs : nous créons une offre, une inscription et son plan de paiement sous vos yeux.
- La démonstration. Un conseiller vous montre le module Formation / École sur votre activité, en ligne et sur votre écran, et répond à vos questions. Demander une démonstration.
- La version d'essai. Elle s'active avec un conseiller, pendant la démonstration, sur votre propre compte : vos vrais produits, vos vrais clients, et 14 jours pour travailler dedans. Créez votre compte pour la demander.
- Les ateliers de personnalisation. Pendant l'essai, nous adaptons avec vous les écrans, les documents et les réglages à votre façon de travailler. Ces ateliers sont gratuits.
Le module Formation / École s'ouvre à la demande : demandez-le pendant la démonstration, le conseiller vous en donne le prix, et vous ne payez que si vous décidez de continuer. Les formules de base sont sur la page des tarifs.
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