Quand un client appelle, vous avez quelques secondes pour savoir qui il est, ce qu'il achète, à quel prix, et ce qu'il vous doit. La fiche Clients d'Almawarid réunit tout cela sur un seul écran : identité fiscale, historique, solde, prix négociés et notes, retrouvés en tapant deux lettres.
Un carnet, un tableur et la mémoire du vendeur
Dans beaucoup d'entreprises, le fichier client est éclaté : le NIF dans un dossier, le téléphone dans le portable du commercial, les prix négociés dans sa tête et le solde dans le cahier de la caisse. Le jour où ce commercial s'absente, plus personne ne sait à quel prix servir le revendeur de Sétif, ni s'il a réglé sa dernière facture.
Le résultat se paie au quotidien : un client de gros facturé au prix de détail, une remise oubliée, un doublon créé parce que le nom a été tapé autrement, une facture renvoyée parce que le RC manquait. Chaque oubli coûte une marge, ou un client.
Une fiche qui sait tout, et qui vous suit partout
Chaque fiche dit d'abord qui est le client : une entreprise avec NIF, ou un particulier. Pour l'entreprise, vous saisissez le NIF, le NIS, le RC et l'article d'imposition ; pour le particulier, le NIN de la carte nationale suffit. Vous y fixez aussi vos conditions commerciales : une classe tarifaire si vous l'activez (par exemple Semi-gros, Gros ou Revendeur), des tarifs spéciaux produit par produit qui passent avant la classe, une remise par défaut et un plafond de crédit.
Ces réglages vous suivent dans tout le logiciel : dès que vous choisissez le client dans un devis, une proforma ou une facture, ses prix s'appliquent et sa remise se pré-remplit, et la caisse lui sert le même prix qu'au bureau. La fiche raconte aussi son histoire : ses factures, ses avoirs, ses versements, le solde du compte, ce qu'il vous doit ou le crédit en sa faveur, et un fil d'activité où documents, paiements et notes d'appel se suivent dans l'ordre.
Le client, en quatre écrans
- Nouveau client : entreprise ou particulier, identifiants fiscaux, adresse et téléphone ; si le même NIF, le même téléphone ou le même nom existe déjà, le logiciel vous le montre avant de créer un doublon.
- Tarifs spéciaux : les produits à prix négocié pour ce client ; ils passent devant sa classe tarifaire et devant le prix de base.
- Compte client : total facturé, total encaissé et solde du compte, avec les onglets Factures, Avoirs et Versements ; les brouillons et les pièces annulées ne comptent jamais dans le solde.
- Fil d'activité : documents, paiements, modifications de la fiche et notes ; le bouton « Noter » garde la mémoire de chaque appel.
Ce que vous y gagnez
- Le bon prix, à chaque fois. Classe tarifaire, tarifs négociés et remise par défaut s'appliquent seuls, au comptoir comme sur les documents.
- Des pièces complètes. Les identifiants saisis une fois sur la fiche s'impriment sur chaque facture, et un identifiant manquant se voit avant l'émission.
- Un fichier propre. Import depuis Excel, export CSV, et détection des doublons par NIF, téléphone ou nom.
- Un crédit tenu. La caisse respecte le plafond de crédit du client, et son solde est à jour à chaque ouverture de la fiche.
- Des exonérations suivies. Pour un client exonéré de TVA sur attestation, vous gardez le numéro, la date de fin et le fichier, et la liste des clients vous prévient trente jours avant l'échéance.
Pour qui ?
La gestion des Clients sert toutes les entreprises qui vendent à des clients réguliers : grossistes et distributeurs qui pratiquent plusieurs niveaux de prix, fournisseurs des entreprises qui doivent facturer avec les bons identifiants, commerces qui font crédit. Elle est au cœur de la facturation, de la caisse et du CRM.
- Grossistes, demi-grossistes et distributeurs
- Fournisseurs des entreprises et des administrations
- Pharmacies, parapharmacies et magasins de pièces détachées
- Prestataires de services aux entreprises
- Commerces de proximité qui font crédit
Questions fréquentes
Peut-on importer notre fichier clients actuel ?
Oui, depuis Excel, avec un modèle à télécharger : nom, téléphone, e-mail, adresse, ville, NIF, NIS, RC et AI. La liste des clients s'exporte aussi en CSV.
Comment gérer des prix différents pour le gros et le détail ?
Le propriétaire active les classes tarifaires dans les réglages de la société : chaque produit reçoit un prix par classe, chaque client une classe, et ce prix s'applique à la caisse comme sur les documents. Un tarif négocié sur la fiche passe toujours devant.
Que se passe-t-il si un client dépasse son plafond de crédit ?
La caisse refuse le ticket à crédit qui ferait dépasser le plafond. Un plafond à zéro signifie : sans plafond.
Les données de nos clients sont-elles protégées ?
Les coordonnées et les identifiants des clients sont stockés chiffrés en base, et seule votre société y a accès ; l'attestation d'exonération est un fichier privé.
À quoi sert la case Grossiste ?
Elle marque les clients grossistes ou revendeurs, qui figurent sur l'État 104, le relevé annuel des clients préparé dans le module Comptabilité. Pour vos obligations déclaratives, voyez avec votre comptable.
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Envoyez-nous un extrait de votre fichier clients avant la démonstration : nous vous montrons l'import, vos classes de prix et le compte de l'un de vos vrais clients.
- La démonstration. Un conseiller vous montre le module Clients sur votre activité, en ligne et sur votre écran, et répond à vos questions. Demander une démonstration.
- La version d'essai. Elle s'active avec un conseiller, pendant la démonstration, sur votre propre compte : vos vrais produits, vos vrais clients, et 14 jours pour travailler dedans. Créez votre compte pour la demander.
- Les ateliers de personnalisation. Pendant l'essai, nous adaptons avec vous les écrans, les documents et les réglages à votre façon de travailler. Ces ateliers sont gratuits.
Vous ne payez que si vous décidez de continuer, et les prix sont affichés avant de commencer sur la page des tarifs.
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