«متى كان موعد تسليمها؟» حين ينسّق الفريق عبر المكالمات ومجموعات واتساب، تنزلق الآجال دون أن ينتبه أحد. وحدة المشاريع في الموارد تمنح كل مهمة مسؤولًا وأجلًا ونسبة تقدّم، وترسل تذكيرًا عشية الأجل: يعرف كل واحد ما عليه، وترى المتأخر دون أن تلاحق أحدًا.
المهام تضيع بين الرسائل والاجتماعات
في المؤسسة الصغيرة كثيرًا ما يعيش المشروع في محادثة واتساب ودفتر وذاكرة من أطلقه. التعليمة المعطاة يوم الإثنين تُنسى يوم الخميس، ومهمة تنتظر أخرى لم يُنهها أحد، والزبون يتصل ليسأل أين وصل العمل.
فيقضي المسيّر يومه في الملاحقة: يتصل ويسأل ويتحقق. لا يعرف كم استغرقت كل مهمة فعلًا، ولا أيها سينزلق الأسبوع القادم. ولا يظهر التأخر إلا حين يكون قد وقع.
مهمة ومسؤول وأجل ونسبة
في الموارد للمشروع زبونه وتواريخه وميزانيته وحالته. ويُقسَّم إلى مهام، لكل منها شخص أو أكثر مسند إليه، وأولوية، وتاريخ بداية وأجل، وساعات مقدَّرة ونسبة تقدّم. ويمكن أن تعتمد مهمة على مهام أخرى: ما دامت لم تنتهِ، يتطلب إنهاؤها تأكيدًا، والحلقة المغلقة من الاعتمادات مرفوضة.
ويُحسب تقدّم المشروع وحده، مرجَّحًا بالساعات المقدَّرة لكل مهمة. ويسجّل كل واحد الوقت المستغرق في مهامه بالساعات والدقائق. وتتلوّن الآجال كلما ضاق الوقت المتبقي، والمهمة المؤشَّر عليها «تذكير» ترسل بريدًا إلكترونيًا عشية أجلها إلى كل من أُسندت إليه، أو إلى المسيّر إن لم تُسند لأحد.
شاشات فريق منظّم
- المهام العاجلة والمواعيد النهائية: بمجرد فتح المشاريع: المهام المتأخرة أو الحرجة، ثم تلك التي تستحق المراقبة، في كل المشاريع.
- مهامي: يرى كل عضو ما أُسند إليه وما زال مفتوحًا، مرتبًا حسب الأجل.
- كانبان: المهام في ثلاثة أعمدة، للإنجاز وقيد الإنجاز ومنجزة، تُسحب من عمود إلى آخر؛ والموظف لا يرى إلا مهامه، والمسيّر يختار من يعرض.
- مخطط جانت: لكل مشروع شريط لكل مهمة من البداية إلى الأجل، ممتلئ حسب التقدّم، مع أسهم الاعتماد والتأخيرات بالأحمر؛ والعرض قابل للطباعة.
- التذكيرات: تذكيرات سريعة خارج المشاريع بتاريخها ومسؤولها، مثل تجديد تأمين أو معاودة الاتصال بزبون.
ما الذي تربحه
- ملاحقة أقل. يرى كل واحد مهامه ويتلقى التذكير عشية الأجل، فلا تجري خلف الفريق.
- تأخير يُرى قبل وقوعه. يصير الأجل برتقاليًا حين يبقى خُمس المدة، وأحمر في عُشرها الأخير.
- وقت حقيقي مقيس. يُجمع الوقت المستغرق لكل مهمة ولكل مشروع، مقابل الساعات المقدَّرة.
- ترتيب عمل محترم. تمنع الاعتمادات إنهاء مهمة قبل اكتمال ما يسبقها إلا بتأكيد.
- متابعة مشتركة. ملاحظات مؤرخة في كل مشروع تحفظ القرارات في مكان واحد.
لمن هذه الوحدة؟
وحدة المشاريع موجهة للفرق التي تسلّم أعمالها بالمشروع أو بالمهمة وتريد احترام الآجال دون اجتماع يومي: الوكالات ومكاتب الدراسات وشركات الخدمات والمطابع والفرق الداخلية. تعمل عبر الإنترنت، على الحاسوب وعلى الهاتف، بالعربية والفرنسية.
- وكالات الاتصال والمطابع
- مكاتب الدراسات والهندسة
- شركات الخدمات والصيانة
- الفرق الإدارية والتجارية
- منظمو التظاهرات والدورات التكوينية
أسئلة شائعة
هل يوجد مخطط جانت؟
نعم: مخطط جانت لكل مشروع، مهمة بمهمة مع اعتماداتها، ومخطط لكل المشاريع على محور زمني واحد. وهو ليس أداة لجدولة القدرات: يعرض التواريخ والتقدّم والتأخيرات.
هل يمكن فوترة الوقت المستغرق؟
ليس مباشرة. يُسجَّل الوقت المستغرق ويُجمع لكل مهمة ولكل مشروع، لكنه لا يتحول إلى فاتورة وحده، بل تنقله أنت إلى فاتورتك.
هل تصل التذكيرات عبر واتساب؟
لا، بالبريد الإلكتروني عشية الأجل. وتبقى ظاهرة أيضًا في تبويب «التذكيرات» وفي «مهامي».
هل يرى كل شخص مهامه فقط؟
في «مهامي» وفي كانبان نعم: يرى الموظف ما أُسند إليه، ويختار المسيّر الشخص الذي يعرضه أو الفريق كله.
هل يمكن إرفاق ملفات بالمهام؟
ليس بعد. لكن كل مشروع يحتفظ بملاحظاته المؤرخة للتعليمات والقرارات.
شاهد وحدة المشاريع على حالتك أنت
تعال إلى العرض بمشروع جارٍ وقائمة مهامه: نُعدّه أمامك بمسؤوليه وآجاله، وترى مخطط جانت يتشكّل.
- العرض التوضيحي. يعرض عليك مستشار وحدة المشاريع على نشاطك، عبر الإنترنت وعلى شاشتك، ويجيب عن أسئلتك. اطلب عرضًا توضيحيًا.
- النسخة التجريبية. تُفعَّل مع مستشار أثناء العرض، على حسابك الخاص: منتجاتك الحقيقية وزبائنك الحقيقيون، و14 يومًا للعمل عليها. أنشئ حسابك لتطلبها.
- ورشات التخصيص. خلال فترة التجربة نكيّف معك الشاشات والوثائق والإعدادات حسب طريقة عملك. هذه الورشات مجانية.
لا تدفع إلا إذا قررت المواصلة، والأسعار معروضة قبل أن تبدأ في صفحة الأسعار.
اطلب العرض عبر واتساباطلب عرضًا توضيحيًا