« C'était pour quand, déjà ? » Quand une équipe se coordonne par appels et par groupes WhatsApp, les échéances glissent sans que personne ne s'en aperçoive. Le module Projets d'Almawarid donne à chaque tâche un responsable, une date limite et un avancement, et prévient la veille de l'échéance : chacun sait quoi faire, et vous voyez ce qui est en retard sans courir après personne.
Les tâches se perdent entre les messages et les réunions
Dans une PME, un projet vit souvent dans un fil WhatsApp, un carnet et la mémoire de celui qui l'a lancé. Une consigne donnée le lundi est oubliée le jeudi, une tâche attend une autre que personne n'a terminée, et le client rappelle pour savoir où on en est.
Le gérant passe alors ses journées à relancer : il appelle, il demande, il recoupe. Il ne sait ni combien de temps chaque tâche a réellement pris, ni lesquelles vont déraper la semaine prochaine. Le retard ne se voit que lorsqu'il est déjà là.
Une tâche, un responsable, une date, un pourcentage
Dans Almawarid, un projet a son client, ses dates, son budget et son statut. Il se découpe en tâches, chacune avec une ou plusieurs personnes assignées, une priorité, une date de début et une date limite, des heures estimées et un avancement en pourcentage. Une tâche peut dépendre d'autres tâches : tant qu'elles ne sont pas finies, la terminer demande une confirmation, et une boucle de dépendances est refusée.
L'avancement du projet se calcule tout seul, pondéré par les heures estimées de chaque tâche. Chacun enregistre le temps passé sur ses tâches, en heures et en minutes. Les échéances se colorent quand le délai restant fond, et une tâche cochée « Rappel » envoie un e-mail la veille de son échéance à chaque personne assignée, ou au gérant si personne ne l'est.
Les écrans d'une équipe organisée
- Tâches urgentes & échéances : dès l'ouverture des Projets, les tâches en retard ou critiques, puis celles à surveiller, tous projets confondus.
- Mes tâches : chaque membre voit ce qui lui est assigné et reste ouvert, trié par échéance.
- Kanban : les tâches en trois colonnes, à faire, en cours, fait, que l'on glisse d'une colonne à l'autre ; un employé ne voit que les siennes, le gérant choisit qui afficher.
- Gantt : pour chaque projet, une barre par tâche du début à l'échéance, remplie selon l'avancement, avec les flèches de dépendance et les retards en rouge ; la vue s'imprime.
- Rappels : les rappels rapides hors projet, avec leur date et leur responsable, comme renouveler une assurance ou rappeler un client.
Ce que vous y gagnez
- Moins de relances. Chacun voit ses tâches et reçoit le rappel la veille : vous n'avez plus à courir après l'équipe.
- Les retards visibles avant qu'ils n'arrivent. Une échéance passe à l'orange quand il reste un cinquième du délai, au rouge dans le dernier dixième.
- Le temps réel mesuré. Le temps passé par tâche et par projet s'additionne, face aux heures estimées.
- Un ordre de travail respecté. Les dépendances empêchent de clore une tâche dont les préalables ne sont pas finis, sauf confirmation.
- Un suivi partagé. Des notes datées sur chaque projet gardent les décisions au même endroit.
Pour qui ?
Les Projets servent les équipes qui livrent par projet ou par mission et veulent tenir leurs délais sans réunion quotidienne : agences, bureaux d'études, entreprises de services, imprimeries, équipes internes. Le module fonctionne en ligne, sur ordinateur comme sur téléphone, en français et en arabe.
- Agences de communication et imprimeries
- Bureaux d'études et cabinets d'ingénierie
- Entreprises de services et de maintenance
- Équipes administratives et commerciales
- Organisateurs d'événements et de formations
Questions fréquentes
Y a-t-il un diagramme de Gantt ?
Oui : un Gantt par projet, tâche par tâche avec ses dépendances, et un Gantt de tous les projets sur un même axe de temps. Ce n'est pas un outil d'ordonnancement de capacité : il montre les dates, l'avancement et les retards.
Peut-on facturer le temps passé ?
Pas directement. Le temps passé est enregistré et totalisé par tâche et par projet, mais il ne se transforme pas tout seul en facture : vous le reprenez dans votre facture.
Les rappels arrivent-ils sur WhatsApp ?
Non, par e-mail, la veille de l'échéance. Ils restent aussi visibles dans l'onglet « Rappels » et dans « Mes tâches ».
Chacun voit-il seulement ses tâches ?
Dans « Mes tâches » et dans le Kanban, oui : un employé voit ce qui lui est assigné. Le gérant choisit la personne à afficher, ou toute l'équipe.
Peut-on joindre des fichiers aux tâches ?
Pas encore. Chaque projet garde en revanche ses notes datées, pour les consignes et les décisions.
Voir le module Projets sur votre cas
Venez à la démonstration avec un projet en cours et la liste de ses tâches : nous le montons devant vous, avec ses responsables et ses échéances, et vous voyez le Gantt se dessiner.
- La démonstration. Un conseiller vous montre le module Projets sur votre activité, en ligne et sur votre écran, et répond à vos questions. Demander une démonstration.
- La version d'essai. Elle s'active avec un conseiller, pendant la démonstration, sur votre propre compte : vos vrais produits, vos vrais clients, et 14 jours pour travailler dedans. Créez votre compte pour la demander.
- Les ateliers de personnalisation. Pendant l'essai, nous adaptons avec vous les écrans, les documents et les réglages à votre façon de travailler. Ces ateliers sont gratuits.
Vous ne payez que si vous décidez de continuer, et les prix sont affichés avant de commencer sur la page des tarifs.
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