Une flotte d'entreprise coûte bien plus que son carburant : assurance, contrôle technique, vignette, entretien, amendes, sinistres. Le module Flotte automobile d'Almawarid rassemble tout par véhicule : qui le conduit, où il est parti, ce qu'il a consommé, ce qui arrive à échéance, et ce qu'il vous coûte au kilomètre.
Des clés, un carnet de bord et des échéances découvertes trop tard
Dans beaucoup d'entreprises, le véhicule de service passe de main en main avec un carnet de bord rarement rempli. L'ordre de mission se tape dans Word, le kilométrage au retour n'est jamais noté, et les bons de carburant s'empilent sans que personne ne calcule la consommation. Un véhicule qui consomme trop se découvre au bout de six mois, quand il se découvre.
Les échéances, elles, se découvrent au barrage : une assurance expirée, un contrôle technique dépassé, un permis de chauffeur arrivé à terme. Et en fin d'année, impossible de dire combien coûte vraiment chaque véhicule, ni s'il vaut mieux le garder ou le remplacer.
Chaque véhicule, son chauffeur, ses missions et son coût réel
Un véhicule de la flotte est une fiche du Parc d'Almawarid, au compteur en kilomètres : son entretien, ses sorties en maintenance et ses échéances y vivent déjà. Vous ajoutez vos chauffeurs, salariés de la fiche RH ou simple nom pour un intérimaire, avec leur permis et sa date d'expiration, et vous affectez un chauffeur à un véhicule : une seule affectation ouverte à la fois, pour savoir toujours qui le conduit.
Chaque document du véhicule (carte grise, assurance, contrôle technique, vignette) se dépose en PDF ou en photo avec sa date d'expiration, et crée lui-même son échéance dans le Parc. Les pleins, les départs et les retours de mission font avancer le compteur, jamais reculer, et la consommation se calcule de plein complet à plein complet.
La flotte au quotidien, écran par écran
- Véhicules : la liste de la flotte avec le chauffeur actuel, importable et exportable en Excel ; sur chaque fiche, l'affectation, les documents, les pleins et la consommation moyenne en L/100 km.
- Ordres de mission : objet, destination, dates, chauffeur et kilométrage au départ ; l'ordre de mission s'imprime en A4, s'envoie au chauffeur sur WhatsApp, puis se clôture au retour avec les kilomètres et les frais.
- Carburant : chaque plein avec ses litres, son montant, le kilométrage et la station ; un plein partiel est signalé, et la consommation se lit entre deux pleins complets.
- Tableau de bord : les missions ouvertes, le carburant du mois, et les permis et documents à renouveler sous 30 jours, avec un récapitulatif chaque semaine par e-mail si vous le souhaitez.
- Coûts : par véhicule et sur la période choisie : carburant, entretien, documents, amendes et sinistres, kilomètres parcourus et coût au kilomètre, exportables en Excel.
Ce que vous y gagnez
- Plus d'échéance découverte au barrage. Assurance, contrôle technique, vignette et permis apparaissent sur le tableau de bord avant d'expirer.
- Une consommation qui se lit. Le L/100 km de chaque plein et la moyenne du véhicule font ressortir celui qui consomme trop.
- Le vrai coût de chaque véhicule. Carburant, entretien, assurances, amendes et sinistres (dégâts moins remboursement de l'assurance) réunis et ramenés au kilomètre.
- Des missions en règle. Un ordre de mission numéroté et imprimable, avec les kilométrages ; le chauffeur qui se connecte retrouve ses propres missions.
- Un démarrage rapide. Véhicules et chauffeurs s'importent depuis Excel, avec reconnaissance des colonnes en français, en anglais ou en arabe.
Pour qui ?
Le module Flotte automobile s'adresse aux entreprises et aux administrations qui font rouler des véhicules de service, des utilitaires ou des camions, et veulent savoir qui les conduit, où ils vont et ce qu'ils coûtent. Il s'appuie sur le Parc d'Almawarid pour l'entretien et les échéances, et sur la fiche RH pour les chauffeurs salariés.
- Entreprises de BTP et de travaux publics
- Distributeurs avec une flotte de livraison
- Sociétés de services avec techniciens itinérants
- Administrations et établissements publics
- Transporteurs de marchandises ou de personnel
Questions fréquentes
Le module se connecte-t-il à un traceur GPS ?
Non. Il ne fait ni géolocalisation ni suivi en temps réel : les kilomètres viennent des pleins et des missions saisis.
Comment est calculée la consommation ?
Par la méthode du plein à plein : entre deux pleins complets dont le kilométrage est connu, les litres versés rapportés aux kilomètres parcourus, puis à 100 km.
Les amendes sont-elles retenues sur la paie du chauffeur ?
Une amende peut être marquée « imputée au chauffeur » : elle sort alors du coût du véhicule. La retenue elle-même se décide et se saisit dans la paie ; le module ne la crée pas tout seul.
Qui voit les coûts de la flotte ?
La page des coûts et ses exports demandent au moins le droit de modifier : un chauffeur qui consulte ses missions en lecture seule ne voit pas ce que coûte la flotte.
Les sinistres sont-ils suivis ?
Oui : date, lieu, tiers impliqué, responsabilité, montant des dégâts, remboursement de l'assurance et numéro de dossier ; le coût net entre dans le coût du véhicule.
Voir le module Flotte automobile sur votre cas
Apportez la liste de vos véhicules et l'ordre de mission que vous utilisez aujourd'hui : pendant la démonstration, nous importons votre flotte et éditons votre prochaine mission dans Almawarid.
- La démonstration. Un conseiller vous montre le module Flotte automobile sur votre activité, en ligne et sur votre écran, et répond à vos questions. Demander une démonstration.
- La version d'essai. Elle s'active avec un conseiller, pendant la démonstration, sur votre propre compte : vos vrais produits, vos vrais clients, et 14 jours pour travailler dedans. Créez votre compte pour la demander.
- Les ateliers de personnalisation. Pendant l'essai, nous adaptons avec vous les écrans, les documents et les réglages à votre façon de travailler. Ces ateliers sont gratuits.
Le module Flotte automobile est proposé sur devis : le prix se fixe avec le conseiller après la démonstration, et vous ne payez que si vous décidez de continuer.
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