Un cahier de réservations, un tableau pour les prix, les tickets du restaurant dans un tiroir et la facture refaite à la main au départ du client. Le module Hébergement d'Almawarid relie le planning des chambres, la réception, les consommations et la facture du séjour, pour les hôtels, les résidences et les maisons d'hôtes.
La chambre vendue deux fois, et la note qu'on reconstitue au départ
Dans un petit hôtel ou une maison d'hôtes, la réservation se prend au téléphone et s'écrit dans un cahier. Le week-end, deux personnes répondent, et la même chambre se retrouve promise deux fois. Le client arrive, et il faut trouver une solution devant lui.
Au départ, il faut tout rassembler : les nuits, le café pris en chambre, le dîner signé au restaurant, l'acompte versé à la réservation, la taxe de séjour. Ce qui a été oublié n'est jamais facturé, et la police attend toujours une fiche du voyageur remplie correctement.
Un planning qui empêche la double vente, une note qui se tient toute seule
Vous déclarez vos unités une fois : chambres, chambres traditionnelles, bungalows, maisons, ou salles louées à la journée, avec leur capacité et leur prix par nuit. Des saisons tarifaires appliquent un coefficient, par exemple 130 % en haute saison. Le planning montre toutes les unités jour par jour ; une réservation ne peut pas en chevaucher une autre sur la même unité, et la chambre redevient libre le jour du départ.
La réservation porte le client, les dates, les occupants et la fiche voyageur : pièce d'identité, nationalité, naissance, provenance et destination. Pendant le séjour, le folio reçoit les consommations, et la caisse du restaurant peut mettre un ticket sur la chambre. Acomptes et règlements s'enregistrent en espèces, virement, chèque ou carte, avec le reste à payer en face. Au départ, la facture du séjour se prépare dans le module Factures : nuits, consommations, tickets et taxe de séjour.
Une réception en cinq écrans
- Unités & tarifs : vos chambres et salles avec capacité et prix, les saisons tarifaires, la taxe de séjour de votre commune, et l'activation de la réservation en ligne.
- Planning hébergement : toutes les unités sur plusieurs jours, arrivées, départs, occupation et demandes web à traiter ; un clic sur une case libre ouvre la réservation.
- Nouvelle réservation : le client, les dates, les adultes et les enfants, le prix par nuit proposé et modifiable, la fiche voyageur ; plusieurs unités cochées forment une réservation de groupe, avec un folio et une facture par chambre.
- Folio — consommations : sur la fiche du séjour, après le check-in : room service, tickets du restaurant mis sur la chambre et encaissements ; un départ avec impayé demande une confirmation explicite.
- Facturer le séjour : un brouillon de facture reprend tout le séjour dans le module Factures ; vous vérifiez, puis vous validez.
Ce que vous y gagnez
- Plus de chambre vendue deux fois. Le logiciel refuse une réservation qui en chevauche une autre sur la même unité.
- Rien d'oublié sur la note. Consommations et tickets du restaurant s'ajoutent au séjour au moment où ils arrivent.
- Les papiers de la police prêts. La fiche de police s'imprime pour chaque réservation, et le registre des voyageurs se tire sur la période demandée.
- La journée en un écran. La main courante donne les arrivées, les départs, les séjours présents et l'argent encaissé du jour.
- Les chiffres du mois. Taux d'occupation, prix moyen par nuit vendue, revenu par chambre disponible, et nuitées par nationalité.
Pour qui ?
L'Hébergement sert les établissements qui louent des chambres à la nuit ou des salles à la journée et veulent une réception bien tenue, de la maison d'hôtes de cinq chambres à l'hôtel qui a aussi son restaurant.
- Hôtels urbains et hôtels d'affaires
- Résidences touristiques et locations saisonnières
- Maisons d'hôtes et gîtes
- Complexes avec bungalows en bord de mer
- Établissements qui louent des salles à la journée
Questions fréquentes
Peut-on recevoir des réservations en ligne ?
Oui : le module fournit une page de réservation publique, avec un lien à mettre sur votre site, vos réseaux ou votre bio Instagram. Les demandes arrivent en « Demande web » et vous les confirmez ; rien n'est bloqué automatiquement.
Le module est-il relié à Booking ou Airbnb ?
Pas de synchronisation automatique depuis vos écrans aujourd'hui. Les réservations venues de ces plateformes se saisissent dans le planning, qui empêche ensuite toute double vente.
Comment confirme-t-on la réservation au client ?
Depuis la fiche, un bouton envoie la confirmation par e-mail et un autre ouvre WhatsApp avec le message déjà écrit : dates, unité, occupants et prix par nuit.
La facture de séjour est-elle conforme ?
Elle est produite par le module Factures, avec la numérotation et les mentions de vos autres factures. Elle naît en brouillon : vérifiez les taux de TVA appliqués avant de la valider, et demandez l'avis de votre comptable pour votre cas.
Peut-on suivre l'état des chambres ?
Oui : chaque unité a un état : propre, à nettoyer, nettoyage en cours, à inspecter ou hors service. Une unité hors service ne se réserve plus tant que son état n'est pas rétabli.
Voir le module Hébergement sur votre cas
Venez à la démonstration avec la liste de vos chambres et une semaine de votre cahier de réservations : nous montons votre planning devant vous.
- La démonstration. Un conseiller vous montre le module Hébergement sur votre activité, en ligne et sur votre écran, et répond à vos questions. Demander une démonstration.
- La version d'essai. Elle s'active avec un conseiller, pendant la démonstration, sur votre propre compte : vos vrais produits, vos vrais clients, et 14 jours pour travailler dedans. Créez votre compte pour la demander.
- Les ateliers de personnalisation. Pendant l'essai, nous adaptons avec vous les écrans, les documents et les réglages à votre façon de travailler. Ces ateliers sont gratuits.
Le module Hébergement s'ouvre à la demande : demandez-le pendant la démonstration, le conseiller vous en donne le prix, et vous ne payez que si vous décidez de continuer. Les formules de base sont sur la page des tarifs.
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