Chaque trimestre, le syndic refait le même tableur : le budget, la part de chaque lot, les appels, puis la liste de ceux qui n'ont pas payé. Le module Syndic d'Almawarid émet l'appel du trimestre en une fois sur tous les lots, répartit chaque dinar selon les tantièmes, encaisse les règlements et tient à jour, sans recopie, qui doit quoi.
Le tableur des charges : juste au premier trimestre, faux au troisième
Dans une résidence de vingt ou soixante lots, le tableur des charges commence propre et se dégrade vite : un copropriétaire paie la moitié, un autre règle deux appels d'un coup par chèque, un appartement change de propriétaire. Au troisième trimestre, plus personne n'est sûr du reste dû de chacun, et l'assemblée générale se prépare la veille.
La répartition elle-même pose problème : diviser un budget par les tantièmes donne des centimes qui ne tombent jamais juste, et le total appelé ne correspond plus au budget voté. Quant aux relances, elles partent quand quelqu'un y pense, sans trace de ce qui a été envoyé, et la mise en demeure se rédige à la main.
Un appel émis en une fois, des soldes qui se lisent, des relances tracées
Vous déclarez vos immeubles, leurs blocs et leurs lots (appartement, local commercial, parking, cave) avec leur surface, leurs tantièmes sur 10 000 et leur copropriétaire, distinct de l'occupant si le lot est loué. Si la somme des tantièmes ne fait pas 10 000, l'écran le signale sans bloquer la saisie. Vous ouvrez l'exercice, saisissez les postes du budget voté et choisissez une clé par poste : tantièmes, parts égales ou surface.
L'appel se répartit au centime près : les centimes restants vont aux lots dont le reste est le plus élevé, si bien que le total réparti est exactement égal au montant appelé. Après un aperçu lot par lot, « Émettre les factures » crée une facture par copropriétaire, avec une ligne par lot. Les règlements entrent en caisse, et le tableau des impayés se met à jour tout seul.
Un trimestre de syndic, écran par écran
- Immeubles et lots : la grille des lots se remplit d'une traite : bloc, étage, numéro, type, surface, tantièmes, copropriétaire et occupant.
- Postes du budget : les charges votées en assemblée, poste par poste, avec leur clé ; l'exercice met en regard le budget voté, l'appelé, l'encaissé et les dépenses enregistrées.
- Préparer l’appel : période, échéance, montant et clé ; l'aperçu montre le décompte lot par lot avant que « Émettre les factures » ne crée les factures.
- Encaisser un paiement : espèces, chèque ou virement, référence obligatoire hors espèces ; un montant supérieur au reste dû est refusé, et le reçu d'encaissement s'imprime aussitôt.
- Qui doit quoi : le restant dû et l'ancienneté de la dette par copropriétaire, exportables en CSV pour l'assemblée, avec un bouton pour encaisser ou préparer une relance.
Ce que vous y gagnez
- Plus de tableur à recopier. L'appel du trimestre part en une fois sur tous les lots, et chaque copropriétaire reçoit sa propre facture.
- Des comptes au centime. La répartition tombe exactement sur le montant appelé, même avec des tantièmes qui ne divisent pas juste.
- Des impayés lisibles. Le retard se compte à partir de l'échéance, un paiement partiel réduit le reste dû, et le tableau de bord signale les dettes de plus de 90 jours et le taux d'encaissement.
- Des relances tracées. Rappel amical, relance ferme ou mise en demeure, par WhatsApp, courrier ou remise en main propre : le texte est proposé, modifiable, et chaque relance reste dans l'historique du copropriétaire.
- Les dépenses de chaque immeuble. Chaque copropriété a son centre de charges, où entrent les achats, les sorties de stock et les dépenses de caisse qui lui sont rattachés.
Pour qui ?
Le module Syndic s'adresse aux syndics professionnels, aux promoteurs qui gèrent les résidences qu'ils ont livrées et aux gestionnaires d'immeubles qui appellent des charges auprès de plusieurs copropriétaires. Un copropriétaire est un client de votre carnet, et ses règlements arrivent dans vos caisses.
- Syndics de copropriété professionnels
- Promoteurs immobiliers qui gèrent leurs résidences après livraison
- Gestionnaires de résidences et d'immeubles de bureaux
- Cabinets de gestion immobilière
Questions fréquentes
Les appels de fonds partent-ils automatiquement chez les copropriétaires ?
Non. L'émission crée une facture par copropriétaire, que vous imprimez ou partagez ; aucun message ne part sans votre geste. La relance WhatsApp se prépare avec un texte proposé, et c'est vous qui l'envoyez.
Peut-on répartir une charge autrement qu'aux tantièmes ?
Oui : chaque poste du budget et chaque appel ont leur clé, au choix tantièmes, parts égales ou surface en mètres carrés.
La mise en demeure imprimée suffit-elle ?
Le document reprend le décompte et les coordonnées, et se signe à la main. Son impression ne prouve pas sa remise au destinataire : pour une procédure, faites-vous accompagner par votre avocat ou un huissier.
Le module gère-t-il les assemblées générales ou un portail copropriétaire ?
Pas encore. Assemblées générales, prestataires et incidents, documents de l'immeuble et portail copropriétaire sont annoncés comme prochaines étapes, sans date.
Et quand un lot est loué ?
Vous indiquez l'occupant à côté du copropriétaire. Les appels restent adressés au copropriétaire : l'occupant n'hérite pas de sa dette.
Voir le module Syndic sur votre cas
Apportez le tableau des lots et des tantièmes d'une de vos résidences et le budget de l'année : pendant la démonstration, nous émettons ensemble le prochain appel trimestriel, au centime.
- La démonstration. Un conseiller vous montre le module Syndic sur votre activité, en ligne et sur votre écran, et répond à vos questions. Demander une démonstration.
- La version d'essai. Elle s'active avec un conseiller, pendant la démonstration, sur votre propre compte : vos vrais produits, vos vrais clients, et 14 jours pour travailler dedans. Créez votre compte pour la demander.
- Les ateliers de personnalisation. Pendant l'essai, nous adaptons avec vous les écrans, les documents et les réglages à votre façon de travailler. Ces ateliers sont gratuits.
Le module Syndic s'ouvre à la demande : demandez-le pendant la démonstration, le conseiller vous en donne le prix, et vous ne payez que si vous décidez de continuer. Les formules de base sont sur la page des tarifs.
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