Dans une station-service, l'argent se perd entre trois supports qui ne se parlent pas : le cahier des index, le tiroir-caisse et le carnet des citernes. Le module Station-service d'Almawarid les réunit : le pompiste relève ses index au téléphone, la clôture du quart montre l'écart de caisse à son nom, et chaque cuve se suit au litre.
« Ça tombe à peu près » : le soir où personne ne sait d'où vient l'écart
Le soir, le gérant soustrait les index à la main, compare au total de la caisse et conclut que « ça tombe à peu près ». Quand il manque de l'argent, impossible de dire de quel pompiste, de quelle pompe ou de quel créneau vient l'écart. Un zéro de trop sur un index, et c'est toute la journée qui devient illisible.
Côté citernes, c'est pire : le carnet des livraisons ne colle jamais avec la perche. On ne sait pas si la cuve a perdu des litres, si le camion en a livré moins que le bon, ou si c'est le relevé qui est faux. Et la panne sèche se découvre quand le client est déjà à la pompe.
Un quart par pompiste, un écart à son nom, une cuve tenue au litre
Chaque pompiste a son quart, ses pompes et sa caisse, même sans compte dans le logiciel : il est alors simplement nommé sur le quart. Sur son téléphone, il recopie l'index du totalisateur ; l'index de début est reporté du compteur connu, et les litres et le montant se calculent avec le prix au litre figé au moment du relevé. Trois saisies sont refusées tout de suite : un index de fin plus petit que le début, un début sous le compteur connu de la pompe, et un volume au-dessus du débit maximum réglé.
À la clôture, on compte ce qui est réellement là : espèces, carte bancaire, bons de crédit clients et autres règlements. L'écran affiche l'attendu, le compté et l'écart. La clôture sort les litres du stock de la cuve et verse le montant compté dans la caisse choisie. Un quart clos ne se réécrit plus : une correction passe par un quart de régularisation, daté et attribué.
Une journée de station, écran par écran
- Cuves et pompes : chaque cuve (carburant, capacité, niveau d'alerte) et chaque pompe (numéro, cuve qui l'alimente, index du totalisateur, débit maximum par quart) ; chaque cuve devient un dépôt de stock à son nom.
- Relever les pompes : date, créneau (matin, après-midi, nuit), une ligne par pompiste avec ses pompes cochées, puis les index de fin : litres et montant s'affichent aussitôt.
- Compter et clôturer : comptage par mode de paiement, écart du quart nommé, puis clôture qui sort le carburant du stock et écrit l'encaissement.
- Cuves aujourd’hui : le niveau lu à la perche donne l'écart du jour, son pourcentage du débit et son verdict (normal, à surveiller, anormal), mémorisés tels quels.
- Rapport du jour : litres et recette par carburant et par pompiste, encaissements, écarts de caisse et de cuve, réceptions : à imprimer ou à envoyer en résumé sur WhatsApp.
Ce qui change dans la station
- L'écart a un nom. Chaque quart porte son pompiste, ses pompes et son comptage : on sait à qui il manque l'argent, et sur quel créneau.
- Les erreurs arrêtées à la source. Un index qui recule ou un zéro de trop est refusé avec la raison à l'écran, avant de fausser le stock et la caisse.
- Le camion contrôlé. À la réception de carburant, vous saisissez le volume du bon ; si vous jaugez avant et après, c'est le volume constaté qui entre en stock, et la différence reste écrite comme réclamation au fournisseur.
- La panne sèche vue venir. Le tableau de bord montre le niveau de chaque cuve, son seuil et une estimation des jours restants au rythme des sept derniers jours.
- Un historique qui ne bouge plus. Prix figé sur chaque relevé, quart clos non modifiable, écart de cuve mémorisé : le journal des quarts se relit des semaines plus tard à l'identique.
Pour qui ?
Le module Station-service s'adresse aux stations qui vendent du carburant au litre et veulent tenir pompes, caisses et cuves dans le même logiciel. La boutique de la station utilise la caisse et le stock d'Almawarid, et les équipes peuvent être suivies avec le pointage et la paie.
- Stations-service indépendantes
- Gérants de station qui rendent compte à un propriétaire
- Propriétaires de plusieurs stations
- Stations-relais sur les axes routiers, avec boutique
- Stations qui tournent en équipes de jour et de nuit
Questions fréquentes
Le logiciel se branche-t-il directement sur les pompes ?
Non. Il n'y a pas de liaison avec l'automate des pompes : les index se relèvent à la main, à chaque quart, depuis un téléphone. Le logiciel en vérifie la vraisemblance.
Le pompiste a-t-il besoin d'un compte ?
Non. Un pompiste sans compte est nommé sur le quart. Relever les index ne demande aucun droit particulier ; la clôture est réservée au gérant ou aux personnes qui ont le droit Station-service.
Que se passe-t-il quand le prix du carburant change ?
Le prix au litre est conservé sur chaque relevé. Une hausse ne modifie pas le montant d'un quart déjà enregistré.
Comment se calcule l'écart d'une cuve ?
Le théorique part du dernier relevé de jauge, ajoute les litres reçus et retire les litres vendus par les pompes de cette cuve. Au-delà de la tolérance réglée (0,5 % du débit par défaut), l'écart passe « à surveiller », puis « anormal » au double.
Peut-on corriger un quart déjà clos ?
Non, et c'est voulu : on ouvre un quart de régularisation, daté et attribué. La correction se voit au lieu d'être gommée.
Voir le module Station-service sur votre cas
Apportez une page de votre cahier d'index et le dernier bon de livraison d'un camion : pendant la démonstration, nous refaisons ce quart et cette réception dans Almawarid, écart compris.
- La démonstration. Un conseiller vous montre le module Station-service sur votre activité, en ligne et sur votre écran, et répond à vos questions. Demander une démonstration.
- La version d'essai. Elle s'active avec un conseiller, pendant la démonstration, sur votre propre compte : vos vrais produits, vos vrais clients, et 14 jours pour travailler dedans. Créez votre compte pour la demander.
- Les ateliers de personnalisation. Pendant l'essai, nous adaptons avec vous les écrans, les documents et les réglages à votre façon de travailler. Ces ateliers sont gratuits.
Le module Station-service s'ouvre à la demande : demandez-le pendant la démonstration, le conseiller vous en donne le prix, et vous ne payez que si vous décidez de continuer. Les formules de base sont sur la page des tarifs.
Demander la démo sur WhatsAppDemander une démonstration